Yhteydenpito jäseniin
Jäseniin kannattaa pitää säännöllisesti yhteyttä. Säännöllinen yhteydenpito vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sitoutumista. On tärkeää huomioida uudet jäsenet, mutta vanhojakaan ei pidä unohtaa.
Toivota uusi jäsen tervetulleeksi
Kun uusi jäsen liittyy, jäsenpalvelusta lähetetään hänelle sähköpostitse automaattinen tervetuloviesti.
Sen lisäksi on tärkeää, että oma paikallisyhdistys muistaa uutta jäsentä ja toivottaa tämän tervetulleeksi.
- Uudelle jäsenelle kannattaa aina lähettää vähintään sähköpostiviesti, jossa tervetulotoivotusten lisäksi kerrotaan, mitä yhdistys tekee ja millaista toimintaa sillä on sekä miten toimintaan pääsee mukaan osallistujaksi tai vapaaehtoiseksi. Kannattaa kertoa myös paikallisista ja valtakunnallisista jäseneduista.
- Voit lisäksi lähettää postitse Tervetuloa jäseneksi -kortin, joita voit tilata maksutta MLL:n verkkokaupasta.
Jäseneksi liittymiselle on aina jokin syy. Useimmiten uusi jäsen haluaa tulla mukaan MLL:n paikalliseen toimintaan tai hän haluaa tukea MLL:n työtä. Oli syy mikä tahansa, toivottakaa uusi jäsen tervetulleeksi!
Jäsenviestintä eli yhteydenpito jäseniin
Sähköiset tai perinteiset jäsenkirjeet sekä kutsut yhdistyksen kokouksiin kuuluvat perustason yhteydenpitoon. Jäsenkirjeen lisäksi voitte pitää yhteyttä jäseniin esimerkiksi sähköpostitse, Facebook-ryhmän kautta tai vaikkapa Whatsapp-viestillä.
MLL:n jäseniä kiinnostaa etenkin oman paikallisyhdistyksen toiminta. Moni toivoo myös, että heitä kutsutaan sekä osallistumaan että vapaaehtoiseksi.
Keskeistä jäsenviestinnässä
- Yhdistyksen nettisivut ovat jäsenten tarpeita palvelevat sekä ajantasaiset. Ajantasaiset nettisivut ovat tärkeä työväline myös uusia jäseniä rekrytoitaessa.
- Yhdistyksen tietojen ajantasaisuus mll.fi sivulla on tärkeää. Yhdistyksen vastuuhenkilön tehtävänä on päivittää yhdistyksen tiedot sinne jäsenrekisterin kautta.
- Myös sosiaalinen media, esim. Facebook tai Instagram on kätevä tapa viestiä. Silloin on kuitenkin tärkeä muistaa, että viestintä on avointa eikä rajaa osaa jäsenistöstä kokonaan tiedon ulkopuolelle. Kaikki jäsenet eivät ole sosiaalisen median käyttäjiä!
- Asiat viestitään ajallaan ja selkeästi.
- Yhdistyksen luottamus- ja vastuuhenkilöiden ajantasaiset yhteystiedot löytyvät helposti, esim. yhdistyksen kotisivuilta.
Millä tavoin jäsentä voi huomioida?
- Lähettämällä säännöllisesti jäsenkirjeitä, vähintään 2 kertaa vuodessa
- Kutsumalla syys- ja kevätkokouksiin
- Kutsumalla henkilökohtaisesti tapahtumiin
- Kutsumalla talkoisiin (somen kautta, sähköpostitse, soittamalla)
- Tekemällä jäsenkyselyn, jossa kartoittaa jäsenten toiveita
- Järjestämällä jäsentapahtumia (esim. ideointi-ilta, jäsentapaaminen kaikille / vauvaperheille / ekaluokkalaisten perheille / teini-ikäisten vanhemmille / senioreille, retki
- Lähettämällä säännöllisesti jäsenkirjeitä, vähintään 2 kertaa vuodessa
- Kutsumalla syys- ja kevätkokouksiin
- Kutsumalla henkilökohtaisesti tapahtumiin
- Kutsumalla talkoisiin (somen kautta, sähköpostitse, soittamalla)
- Tekemällä jäsenkyselyn, jossa kartoittaa jäsenten toiveita
- Järjestämällä jäsentapahtumia (esim. ideointi-ilta, jäsentapaaminen kaikille / vauvaperheille / ekaluokkalaisten perheille / teini-ikäisten vanhemmille / senioreille, retki
Vinkkejä jäsenkirjeeseen
Hyvä jäsenkirje kertoo ajankohtaisista asioista, mutta myös lujittaa jäsenyyttä – eli vastaa kysymykseen: ”Miksi kannattaa pysyä jäsenenä?”. Jäsenkirjeen ei tarvitse olla pitkä. Siinä voi unohtaa virallisuuden ja kirjoittaa vertaiselle. Vapaaehtoisnetin kuvapankista löytyy kuvia tekstin elävöittämiseen.
Jäsenkirjeen sisältöjä
- Mitä yhdistys tekee? (mm. lapsille, nuorille, perheille suunnattu toiminta ja tapahtumat, vaikuttamistyö)
- Mitä yhdistys suunnittelee (esim. tulevat tapahtumat)? Mihin yhdistys haluaa paikkakunnalla vaikuttaa?
- Miten jäsen voi osallistua yhdistyksen toimintaa?
- Yhteystiedot
Jäsenkirjeessä on hyvä myös kiittää jäseniä siitä, että he ovat jäseniä! Lisäksi kannattaa muistuttaa MLL:n työn merkityksestä ja jäseneduista sekä kysyä jäsenten toiveita / odotuksia.
Hyvä jäsenkirje kertoo ajankohtaisista asioista, mutta myös lujittaa jäsenyyttä – eli vastaa kysymykseen: ”Miksi kannattaa pysyä jäsenenä?”. Jäsenkirjeen ei tarvitse olla pitkä. Siinä voi unohtaa virallisuuden ja kirjoittaa vertaiselle. Vapaaehtoisnetin kuvapankista löytyy kuvia tekstin elävöittämiseen.
Jäsenkirjeen sisältöjä
- Mitä yhdistys tekee? (mm. lapsille, nuorille, perheille suunnattu toiminta ja tapahtumat, vaikuttamistyö)
- Mitä yhdistys suunnittelee (esim. tulevat tapahtumat)? Mihin yhdistys haluaa paikkakunnalla vaikuttaa?
- Miten jäsen voi osallistua yhdistyksen toimintaa?
- Yhteystiedot
Jäsenkirjeessä on hyvä myös kiittää jäseniä siitä, että he ovat jäseniä! Lisäksi kannattaa muistuttaa MLL:n työn merkityksestä ja jäseneduista sekä kysyä jäsenten toiveita / odotuksia.
Uutiskirjepalvelut
Jos yhdistyksenne lähettää paljon sähköpostia isoille joukoille, kannattaa harkita sähköisen uutiskirjepalvelun käyttöä. Keskustoimiston uutiskirjeet lähetetään Creamailer Oy:n palvelun kautta. Creamailer tarjoaa uutiskirjepalveluaan myös MLL:n yhdistyksille:
- Ei aloitusmaksuja
- Sitoutuminen 12kk paketille alle 300 osoitetta 120,-/ vuosi
- Rajaton määrä yksilöllisiä käyttäjätunnuksia veloituksetta
- Sisältää MLL-ilmeen asennuksen ja etäopastuksen, sekä Puh. ja sähköposti sekä Chat tuen arkipäivinä
- Uutiskirjeet, kyselyt ja tapahtumat sisältyvät hintaan
- Hinnat: Alle 300 osoitetta 120,-/ vuosi; 1-1000 osoitetta 25,-/kk 3kk sitoutuminen; 1-2000 osoitetta 35,-/kk 3kk sitoutuminen
Voit tutustua palveluun osoitteessa creamailer.fi. Tiedustelut ja tilaukset Olli Uuksulainen, olli.uuksulainen@creamailer.fi.
Jos yhdistyksenne lähettää paljon sähköpostia isoille joukoille, kannattaa harkita sähköisen uutiskirjepalvelun käyttöä. Keskustoimiston uutiskirjeet lähetetään Creamailer Oy:n palvelun kautta. Creamailer tarjoaa uutiskirjepalveluaan myös MLL:n yhdistyksille:
- Ei aloitusmaksuja
- Sitoutuminen 12kk paketille alle 300 osoitetta 120,-/ vuosi
- Rajaton määrä yksilöllisiä käyttäjätunnuksia veloituksetta
- Sisältää MLL-ilmeen asennuksen ja etäopastuksen, sekä Puh. ja sähköposti sekä Chat tuen arkipäivinä
- Uutiskirjeet, kyselyt ja tapahtumat sisältyvät hintaan
- Hinnat: Alle 300 osoitetta 120,-/ vuosi; 1-1000 osoitetta 25,-/kk 3kk sitoutuminen; 1-2000 osoitetta 35,-/kk 3kk sitoutuminen
Voit tutustua palveluun osoitteessa creamailer.fi. Tiedustelut ja tilaukset Olli Uuksulainen, olli.uuksulainen@creamailer.fi.
Valtakunnallinen viestintä MLL:n jäsenille
- Uuden jäsenen liittyessä keskusjärjestö lähettää jäsenelle automaattisen tervetuloviestin.
- Keskusjärjestö lähettää valtakunnallisen jäsenkirjeen 6 kertaa vuodessa. Kirjeessä kerrotaan etenkin MLL:n valtakunnallisesta toiminnasta.
- Aikuisjäsenet saavat kerran vuodessa kotiinsa Lapsemme-lehden, jossa kerrotaan MLL:n toiminnasta sekä laajemminkin perheitä koskettavista aiheista. Lehdessä on Meidän MLL -osio, jossa on tietoa mm. valtakunnallisista jäseneduista.
- Myös jäsenlaskutuksessa viestimme, miksi kannattaa olla MLL:n jäsen. Jäsenlasku lähetetään huhtikuussa.
- Jäsenyyden päättyessä lähetämme automaattisen sähköpostiviestin, jossa kiitämme jäsenyydestä.
- Uuden jäsenen liittyessä keskusjärjestö lähettää jäsenelle automaattisen tervetuloviestin.
- Keskusjärjestö lähettää valtakunnallisen jäsenkirjeen 6 kertaa vuodessa. Kirjeessä kerrotaan etenkin MLL:n valtakunnallisesta toiminnasta.
- Aikuisjäsenet saavat kerran vuodessa kotiinsa Lapsemme-lehden, jossa kerrotaan MLL:n toiminnasta sekä laajemminkin perheitä koskettavista aiheista. Lehdessä on Meidän MLL -osio, jossa on tietoa mm. valtakunnallisista jäseneduista.
- Myös jäsenlaskutuksessa viestimme, miksi kannattaa olla MLL:n jäsen. Jäsenlasku lähetetään huhtikuussa.
- Jäsenyyden päättyessä lähetämme automaattisen sähköpostiviestin, jossa kiitämme jäsenyydestä.