Miten järjestää onnistunut tapahtuma?
MLL:n yhdistysten järjestämät tapahtumat tarjoavat perheille elämyksiä ja vahvistavat yhteisöllisyyttä. Onnistuneen tapahtuman järjestämiseen tarvitaan hyvä suunnitelma ja riittävästi tekijöitä. Suunnittelu on monesti tapahtuman aikaa vievin osuus, joten se kannattaa aloittaa ajoissa.
Tapahtumajärjestäjän muistilista:
(1) Mikä tapahtuma? Millaisen tapahtuman haluatte järjestää? Miettikää, miksi järjestätte tapahtuman ja mitä haluatte sillä saavuttaa. Millaisia yhteistyön mahdollisuuksia voisi olla? Yhdistyksen hallitus tekee päätöksen tapahtuman järjestämisestä.
(2) Kenelle tapahtuma on suunnattu? Määritelkää kohderyhmä. Kohdennatteko tapahtuman esimerkiksi alueen lapsiperheille vai vanhemmille?
(3) Missä ja milloin tapahtuma toteutuu? Päättäkää tapahtuman päivämäärä ja kellonaika ja etsikää sopiva paikka. Varmistakaa, ettei paikkakunnalla ole samaan aikaan kilpailevia tapahtumia ja varmistakaa, että ajankohta sopii kohderyhmälle.
(4) Mitä pitää tehdä tapahtumaa varten? Millainen tehtävänjako? Tapahtuman järjestäminen tarjoaa erilaisia vapaaehtoistehtäviä. Määritelkää tehtävät ja rekrytoikaa tekijöitä. Onko tarkoitus esimerkiksi järjestää tarjoilua?
(5) Miten rahoitatte tapahtuman? Millainen budjetti sillä on?
(6) Tarvitaanko tapahtumaan ilmoittautumista? Jos, niin miten hoidatte sen? Muistakaa tietosuoja. Muistakaa tietosuoja!
(7) Miten ja missä kerrotte tapahtumasta? Tapahtumaa kannattaa markkinoida monia kanavia käyttäen (some, yhdistyksen nettisivut, paikallislehdet, ilmoitustaulut). Jos yhdistyksellänne on FB-sivu, kannattaa tapahtumalle luoda tapahtumasivu. Yhdistyksen luottamus- tai vastuuhenkilön kannattaa lisätä tapahtuma myös Vapaaehtoisnetin tapahtumakalenteriin. Henkilökohtaiset kutsut tavoittavat parhaiten esimerkiksi paikkakunnan vaikuttajat ja toimittajat.
Tarkistakaa vakuutukset ja hankkikaa tarvittavat luvat. Huolehtikaa myös, että tapahtumassa on saatavilla ensiapuvälineitä (esimerkiksi ensiapulaukku). Erillinen ensiapusuunnitelma laaditaan vain tapahtumiin, joissa on samanaikaisesti läsnä yli 2000 henkilöä. Poliisi on laatinut yleisötapahtuman järjestämisestä ohjeistuksen, josta voi tarkistaa tarvittavat toimenpiteet. Jos laulatte tai esitätte musiikkia tapahtumassa, tarvitsette musiikkiluvat. MLL:n tarjoamista vakuutuksista löydät lisätietoa täältä.
(8) Turvallisuus ja toiminta poikkeustilanteissa. Huolehtikaa, että tapahtumasta löytyy ensiaputarvikkeet. Tapahtumasuunnittelussa on hyvä pitää mielessä ohjeet hätä- ja häiriötilanteita varten. Ohessa toimintaohjeet mm. hätäpuhelun soittamiseen sekä palohälytystilanteisiin.
(9) Tapahtumissa kannattaa markkinoida aina myös paikallisyhdistyksen jäseneksi liittymistä.
Tapahtuman jälkipuinti palautepalaverissa
Järjestäkää tapahtuman jälkeen palautepalaveri, jossa voitte keskustella, mikä onnistui ja mitä haluatte tehdä seuraavalla kerralla toisin. Tapahtumasta on hyvä kirjata muistiin mahdollisimman paljon tietoa, kuten myytyjen lippujen määrä, paljonko tuotteita (esimerkiksi tarjottavia) myytiin ja mihin hintaan. Tieto auttaa seuraavan tapahtuman suunnittelussa. Muistakaa myös kiittää tapahtuman mahdollisia tukijoita.