Toiminnan suunnittelu ja markkinointi

• Millaista toimintaa haluatte järjestää? Mille kohderyhmälle? Lapsille, nuorille, vanhemmille / aikuisille, koko perheille?
• Miksi haluatte aloittaa uuden toimintamuodon?
• Onko toiminnalle kysyntää vai onko alueella jo vastaavaa toimintaa? Entä yhteistyön mahdollisuuksia (muut järjestöt, MLL:n naapuriyhdistys)?
• Miten rahoitatte toiminnan?
• Kuka yhdistyksen hallituksessa voisi ryhtyä toiminnan vastaavaksi / yhteyshenkilöksi?

• Kuinka usein kokoontumisia on tarkoitus järjestää? Miten kauan yksi kokoontuminen kestää?
• Mistä löytyisi toimintaan sopiva ja turvallinen tila?
• Haluatteko järjestää tarjoilua? Mitä se edellyttää / miten se kannattaisi toteuttaa?
• Millaista yhteistyötä voisitte tehdä esimerkiksi kunnan perhekeskustoiminnan kanssa?
• Tarvitaanko ilmoittautumista?
• Tarvitaanko toimintaa ohjaamaan uusia vapaaehtoisia? Mistä heitä voisi löytää? Vai tarvitaanko ohjaajaksi palkattu henkilö?

• Miten tiedotatte toiminnasta ja markkinoitte sitä?
• Tarvitsetteko toimintaa varten uusia tarvikkeita tai välineitä (esimerkiksi sählymailoja tms.)?
• Tarvitsetteko toiminnassa musiikkilupia

Linkki: Musiikkiluvat

Jo alkuvaiheessa on hyvä myös pohtia, haluatteko kerätä toiminnasta palautetta. Samoin sitä, miten toimintaan osallistuvat voisivat olla mukana suunnittelemassa sisältöä.

• Millainen ryhmäkoko on sopiva? Harrastusryhmien kokoon ei ole olemassa velvoittavaa lakia. Ryhmän sopiva koko riippuu mm. lasten iästä, ohjaajien määrästä ja kokemuksesta, toiminnan sisällöstä ja tiloista. Ryhmäkoko on hyvä silloin, kun pystytte takaamaan turvallisen osallistumisen kaikille.
• Kun kerhonohjaaja toimii ryhmässä ilman vanhempien läsnäoloa, hänestä täytyy selvittää rikostausta, riippumatta siitä, onko kysymyksessä palkattu tai vapaaehtoinen ohjaaja. Jos henkilöllä on rikosrekisteriotteessa merkintä seksuaalirikoksista tai vakavista väkivalta‐ ja huumausainerikoksista, hän ei voi toimia kerhonohjaajana.

Linkki: Rikostaustan selvittäminen

• Yhdistyksen hallitus tekee päätöksen toiminnan käynnistämisestä hallituksen kokouksessa ja tarkistaa, kattavatko vakuutukset kyseisen toimintamuodon.
• Yhdistys nimeää toiminnan yhdyshenkilön tai vastaavan, joka huolehtii mm. vapaaehtoisten perehdyttämisestä.
• Mikäli toimintaa tulee ohjaamaan palkattu henkilö, yhdistys toimii työnantajana.

MLL:n toiminta on maksutonta tai vähintäänkin edullista, jotta mahdollisimman monella lapsella ja perheellä on mahdollisuus osallistua. Yhdistyksen hallitus osoittaa toiminnalle tarkoitetut varat, vastaa taloudenhoidosta, sen suunnittelusta ja seurannasta.

Mahdollinen osallistumismaksu tai toimintaan saatu avustus sekä omalla varainhankinnalla (Esim. Lapset ensin -keräys tai kahvituksen järjestäminen päiväkodin vanhempainillassa) kerätyt tulot kattavat kulut. Talouden suunnittelussa ja osallistumismaksun määrittelyssä on varauduttava siihen, että esimerkiksi kaikki suunnitellut kerhopaikat eivät täyty. Talousarvioon on syytä varata myös pieni ylimääräinen summa yllättäviä menoja varten. Hyödyntäkää maksuttomia tiloja, mikäli mahdollista. Paikkakunnan yrityksiltä kannattaa kysyä sponsorointiapua vaikkapa tarjoiluihin ja välineisiin.

Osallistumismaksuista voi antaa jäsen- ja / tai sisaralennusta.

Materiaalihankinnat

Yhdistyksen puheenjohtaja, rahastonhoitaja ja toimintaa ohjaava sopivat hankintavaltuuksista ja budjetista. Kertokaa ohjaajalle, miten suurista hankinnoista haluatte päättää hallituksen kokouksessa ja millaisista ostoksista ohjaaja voi päättää itse.

Toimintaa kannattaa markkinoida kattavasti ja monia eri kanavia käyttäen.

• Yhdistyksen nettisivut ja some
• Kunnan tai muiden yhteistyökumppaneiden nettisivut ja some
• Ilmoitustaulut neuvolassa, kaupoissa, kirjastossa ja muissa julkisissa tiloissa
• Neuvolan, päiväkodin tai koulun kautta
• Paikallismedioissa
• Tapahtumissa

Voitte tarjota uutta toimintaa myös paikallislehteen uutisaiheeksi.

MLL:n materiaalipankki Gredistä löydät mm. (some)kuvia, muokattavia mainospohjia ja muuta viestintämateriaalia. Ja huom! Vaikka linkki vie kirjautumissivulle, kirjautumista ei tarvita. Klikkaa punaista painiketta ”SISÄÄN TÄSTÄ” ja olet Gredissä.

Linkki: MLL:n materiaalipankki Gredi

Linkki: Lue lisää Vapaaehtoisnetin Viestintä-osiosta!

Osa toiminnasta on sellaista, että se edellyttää ilmoittautumista. Yleensä kysymys on tällöin sellaisesta toiminnasta, jossa on joko rajattu osallistujamäärä (esimerkiksi kerho) tai toivomus siitä, että osallistujien kokoonpano pysyy suurin piirtein samana koko toiminnan ajan (esimerkiksi vertaisryhmät). Ilmoittautuminen käy nykyään helposti esimerkiksi jonkin sähköisen lomakkeen avulla. Edelleen myös sähköposti- tai puhelin- tai tekstiviesti-ilmoittautuminen ovat toimivia tapoja.

Kerätkää ilmoittautumisen yhteydessä ainakin seuraavat tiedot:

• Osallistujan nimi ja osoite (+ ikä, mikäli osallistuja on lapsi)
• Puhelinnumero ja sähköpostiosoite (tarvittaessa vanhempien)
• MLL:n jäsennumero, mikäli jäsenyys vaikuttaa mahdolliseen osallistumismaksuun
• Lisätiedot, kuten allergiat tai muut tarvittavat terveystiedot.

Ilmoittautumisia kannattaa ottaa vastaan hyvissä ajoin, jotta kerhoa tai tapahtumaa ehtii vielä markkinoida, mikäli osallistujia ei näytä tulevan tarpeeksi. Pohtikaa myös, otatteko ilmoittautujia jonoon, jos paikat täyttyvät nopeasti.

Kun keräätte yhteystietoja ja muita henkilötietoja ilmoittautumisen yhteydessä, tulee ottaa huomioon tietosuojalaki.

Linkki: Tietosuojalaki

Yhdistyksen hallitus

• Tekee päätöksen toiminnan käynnistämisestä
• Vastaa toiminnan suunnittelusta, arvioinnista ja kehittämisestä sekä taloudesta
• Huolehtii tila- ja yhteistyösopimuksista sekä Laatii tarvittaessa avustushakemuksen
• Palkkaa tarvittaessa ohjaajan, toimii työnantajana / esihenkilönä ja sopii sijaiskäytännöistä
• Sopii toiminnan tilastoinnista ja arvioinnista (kuinka usein ja miten)
• Koordinoi mahdollisia ilmoittautumisia
• Tukee yhdistyksen toimintavastaavaa / yhteyshenkilöä (esimerkiksi kerhovastaavaa)
• Kiittää ja palkitsee vapaaehtoisia

Puheenjohtaja

• Allekirjoittaa palkatun ohjaajan työsopimuksen (myös muu henkilö, jolla on yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus voi allekirjoittaa työsopimuksen)
• Vastaa siitä, että kerhotoiminnan hallintoon ja talouteen liittyvät asiat käsitellään yhdistyksen hallituksen kokouksissa.

Toiminnan vastaava / yhteyshenkilö

• Raportoi toiminnasta hallitukselle
• Seuraa toiminnan talouden kehitystä yhdessä rahastonhoitajan kanssa
• Markkinoi ja tiedottaa (yhdessä ohjaajan kanssa)
• Päivittää toimintaa koskevia tietoja yhdistyksen nettisivuille tai someen
• Vastaanottaa ilmoittautumiset (tai delegoi tehtävän ohjaajalle)
• Perehdyttää ohjaajan tehtäväänsä
• Toimii ohjaajan lähitukena
• Huolehtii sijaisten hankkimisesta hallituksen kanssa sovittujen käytäntöjen mukaan

Rahastonhoitaja

• Laatii tarvittaessa talousarvion ja huolehtii talouden seurannasta
• Huolehtii palkanmaksusta
• Huolehtii osallistumismaksujen perimisestä ja muusta laskutuksesta sekä maksuista
• Varmistaa, että lasten tapaturmavakuutus ja muut tarvittavat vakuutukset ovat voimassa ja toimittaa tapaturmavakuutuksen turvaselvityksen ohjaajalle.