Tositteet
Jokaisen kirjanpidon kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tositteeseen, joka todentaa tapahtuman. Lisäksi tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä, ellei muutoin ole selvää, miten tapahtuma on kirjattu.
Tositteesta on käytävä selville
- Tuotteen tai palvelun antajan nimi (esimerkiksi kaupan, mistä kahvitarvikkeet on ostettu)
- Tulotositteen osalta luovutettu tuote tai palvelu (esim. kerhon osallistumismaksu) tai muu peruste ja suoritteen luovutusajankohta
- Menotositteen osalta ostettu tuote tai palvelu ja sen vastaanottoajankohta
- Maksettavan maksun määrä
- Miten tulo tai meno liittyy yhdistyksen toimintaan. (esim. selvitys matkan/tilaisuuden tarkoituksesta, osallistujaluettelo)
Tositteen tulee olla mieluiten ulkopuolisen, kuten maksun saajan tai pankin antama. Jos tällaista tositetta ei ole mahdollista saada, yhdistys laatii sen itse ja varmentaa allekirjoituksella. Ostolaskujen, kuittien ja muiden tositteiden tulee olla alkuperäisiä ja yhdistykselle osoitettuja. Kauppojen lämpöpapereille tulostetut kuitit haalistuvat, ja varsinaisten kuittien liitteeksi kannattaa ottaa niistä kopio, jos ne säilytetään paperisina.
Tositteiden tarkastaminen ja hyväksyminen
Ennen menon maksamista se on tarkastettava ja hyväksyttävä. Laskun tarkistajan pitää varmistaa, että vastaanotetun tavaran tai työsuorituksen määrä, laatu ja hinta on merkitty laskuun oikein. Lisäksi laskusta pitää tarkistaa, että laskutoimitukset on oikein suoritettu. Laskun tarkistaa yleensä rahastonhoitaja.
Laskun hyväksyjä on vastuussa siitä, että meno johtuu yhdistyksen toiminnasta, se on sopimuksen mukainen ja hyväksyttävissä. Puheenjohtaja tai hallituksen valtuuttama henkilö hyväksyy laskut. Puheenjohtajan omat matka‐ ja muut laskut hyväksyy joku muu, esimerkiksi varapuheenjohtaja.
Tositteisiin tehdään merkinnät niiden käsittelyn eri vaiheista allekirjoittamalla ja päiväämällä, kun laskun tarkastaja ja hyväksyjä on käsitellyt laskut omalta osaltaan.
Muistiotositteet
Muistiotositteet ovat rahastonhoitajan tai kirjanpitäjän itsensä laatimia tositteita, joilla kirjataan esimerkiksi virheiden oikaisut, poistot, inventaarilista ja tilinpäätöksen jaksotukset. Muistiotositteessa on viitattava oikaistavaan, virheelliseen kirjaukseen ja kirjauksen peruste on selvitettävä. Myös alkuperäiseen tositteeseen tehdään merkintä oikaisukirjauksesta. Muistiotositteiden pitää olla puheenjohtajan tai hallituksen siihen valtuuttaman henkilön hyväksymiä.