Hallituksen kokoukset
Hallituksen kokoukset
Puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja kutsuu hallituksen koolle. Myös hallituksen jäsenet voivat vaatia hallituksen koolle kutsumista. Yhdistyksen puheenjohtaja toimii hallitusten kokousten puheenjohtajana ja yhdistyksen sihteeri sihteerinä. Kun puheenjohtaja on poissa varapuheenjohtaja johtaa kokousta. Jos sihteeri on poissa, hänelle valitaan kokouksessa sijainen.
Kuinka usein hallituksen pitää kokoontua?
Hallitusten kokousrytmi vaihtelee muun muassa yhdistyksen koon ja toiminnan laajuuden mukaan. Usein hallitus kokoontuu noin kerran kuukaudessa. Tärkeintä on, että hallitus hoitaa sille kuuluvat tehtävät vastuullisesti ja ajallaan. Mitä isompi yhdistys, sitä useammin hallituksen kokouksia on syytä pitää, jotta toiminnan suunnittelu, toteutus, seuranta ja johtaminen olisi systemaattista ja hallittua.
Perinteinen kokous, verkkokokous vai esim. sähköpostikokous?
Yhdistyksen hallitus voi järjestää kokouksensa yhdistyksen kokouksesta poiketen vapaamuotoisemmin ja vaikka kokonaan verkkoko- tai puhelinkouksena. Erityisesti kiireellisistä asioita päätettäessä hallitus voi järjestää kokouksen esimerkiksi sähköpostikokouksena tai jonkin muun sähköisen alustan välityksellä. Tällaisen kokoustamistavan käyttäminen edellyttää kaikkien hallituksen jäsenten suostumusta ja kaikilla tulee myös olla mahdollisuus osallistua vuorovaikutteisesti kokoukseen ja päätöksentekoon. Esimerkiksi jokaiselle jäsenelle erikseen lähetetty sähköposti tai soitettu puhelu ei varmista tällaista vuorovaikutusta.
Sähköpostikokouksen järjestäminen
Jos yhdistyksen hallitus järjestää sähköpostikokouksen, se määrittelee kokoukselle alkamis- ja päättymisajan. Käydyn sähköpostiviestinnän voi liittää sähköpostikokouksesta laadittavan pöytäkirjan liitteeksi, mutta välttämätöntä se ei ole. Tärkeintä on, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Vaihtoehtoisesti asiasta voi päättää vielä seuraavassa hallituksen kokouksessa. Sähköpostiviestittelyn voi tällöinkin liittää pöytäkirjan liitteeksi.
Kokouksen toteutustavasta riippumatta tulee huolehtia siitä, että kaikki tietävät mistä ja milloin ollaan päättämässä (esim. kokousajankohta tai sähköpostikeskustelulle varattu aika on tiedossa). Kaikilla tulee olla mahdollisuus vuorovaikutteisesti osallistua päätöksentekoon ja kokouksesta laaditaan normaaliin tapaan pöytäkirja. Näin erotetaan päätöksenteko muusta vapaamuotoisemmasta keskustelusta ja ajatustenvaihdosta.
Hallituksen kokouksen päätösvaltaisuus
Kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet hallituksen jäsenistä on paikalla. Kokoukseen voi osallistua myös puhelimitse tai verkon välityksellä.
Pöytäkirja hallituksen kokouksista
Sihteeri laatii hallituksen kokouksista juoksevasti numeroidut pöytäkirjat (esim. yhdistyksen hallituksen kokous 1/20xx, 2/20xx). Puheenjohtaja vastaa siitä, että pöytäkirja tulee laadituksi.
Pöytäkirja on virallinen asiakirja
Kaikki päätökset sekä päätöksen tehneet henkilöt merkitään pöytäkirjaan (kokouksen läsnäolijat). Hallituksen kokouksen pöytäkirja ei ole julkinen asiakirja eli esimerkiksi yhdistyksen rivijäsenellä ei ole oikeutta saada hallituksen pöytäkirjoja nähtäväkseen. Sen sijaan pöytäkirja on virallinen, arkistoitava asiakirja, joka on myös oikeudellinen todiste kokouksesta ja sen on vastattava kokouksen kulkua. Toiminnan- tai tilintarkastajilla on oikeus nähdä pöytäkirjat ja he tarkastavat ne osana toiminnan- / tilintarkastusta.
Hallituksen pöytäkirja on päätöspöytäkirja
Sihteeri kirjaa siihen päätökset perusteluineen sekä tiedoksi annettavat asiat. Jos jostakin asiakohdasta on siihen liittyvää olennaista tietoa, kirjataan se myös pöytäkirjaan. Jaettu kokousmateriaali ja muut päätöksiin liittyvät dokumentit ovat osa pöytäkirjaa ja ne lisätään liitteiksi harkinnan ja tärkeyden mukaan.
Pöytäkirjan tarkastaminen
Puheenjohtaja tarkastaa ensimmäisenä sihteerin kirjoittaman pöytäkirjan. Pöytäkirjan hyväksyvät joko valitut pöytäkirjan tarkastajat tai se hyväksytään seuraavassa hallituksen kokouksessa. Jos hallituksen kokous tarkistaa edellisen kokouksen pöytäkirjan, on asia aina omana kohtanaan asialistalla.
Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan, samoin pöytäkirjantarkastajat, jos sellaiset on valittu. Sihteeri tallentaa pöytäkirjan (paperiversion mappiin tai sähköisesti sovitulla tavalla/arkistoon, jossa säilytetään yhdistyksen asiakirjoja.
Pöytäkirjan tarkastajia ei valita, jos on sovittu, että seuraava kokous tarkistaa aina edellisen pöytäkirjan. Kiireellisissä asioissa voi sopia, että niitä koskevat pykälät tarkistetaan heti päätöksen jälkeen. Tällöin kyseisistä kohdista voi tarvittaessa laatia pöytäkirjaotteen.
Sihteeri laatii hallituksen kokouksista juoksevasti numeroidut pöytäkirjat (esim. yhdistyksen hallituksen kokous 1/20xx, 2/20xx). Puheenjohtaja vastaa siitä, että pöytäkirja tulee laadituksi.
Pöytäkirja on virallinen asiakirja
Kaikki päätökset sekä päätöksen tehneet henkilöt merkitään pöytäkirjaan (kokouksen läsnäolijat). Hallituksen kokouksen pöytäkirja ei ole julkinen asiakirja eli esimerkiksi yhdistyksen rivijäsenellä ei ole oikeutta saada hallituksen pöytäkirjoja nähtäväkseen. Sen sijaan pöytäkirja on virallinen, arkistoitava asiakirja, joka on myös oikeudellinen todiste kokouksesta ja sen on vastattava kokouksen kulkua. Toiminnan- tai tilintarkastajilla on oikeus nähdä pöytäkirjat ja he tarkastavat ne osana toiminnan- / tilintarkastusta.
Hallituksen pöytäkirja on päätöspöytäkirja
Sihteeri kirjaa siihen päätökset perusteluineen sekä tiedoksi annettavat asiat. Jos jostakin asiakohdasta on siihen liittyvää olennaista tietoa, kirjataan se myös pöytäkirjaan. Jaettu kokousmateriaali ja muut päätöksiin liittyvät dokumentit ovat osa pöytäkirjaa ja ne lisätään liitteiksi harkinnan ja tärkeyden mukaan.
Pöytäkirjan tarkastaminen
Puheenjohtaja tarkastaa ensimmäisenä sihteerin kirjoittaman pöytäkirjan. Pöytäkirjan hyväksyvät joko valitut pöytäkirjan tarkastajat tai se hyväksytään seuraavassa hallituksen kokouksessa. Jos hallituksen kokous tarkistaa edellisen kokouksen pöytäkirjan, on asia aina omana kohtanaan asialistalla.
Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan, samoin pöytäkirjantarkastajat, jos sellaiset on valittu. Sihteeri tallentaa pöytäkirjan (paperiversion mappiin tai sähköisesti sovitulla tavalla/arkistoon, jossa säilytetään yhdistyksen asiakirjoja.
Pöytäkirjan tarkastajia ei valita, jos on sovittu, että seuraava kokous tarkistaa aina edellisen pöytäkirjan. Kiireellisissä asioissa voi sopia, että niitä koskevat pykälät tarkistetaan heti päätöksen jälkeen. Tällöin kyseisistä kohdista voi tarvittaessa laatia pöytäkirjaotteen.
Mahdollinen esteellisyys päätöksenteossa ja itsensä jäävääminen
Yhdistyksen puheenjohtaja, hallituksen jäsen tai yhdistyksen toimihenkilö ei yhdistyslain mukaisesti saa osallistua sellaisen asian käsittelyyn, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Esteellisyyssäännösten tarkoituksena on turvata asian puolueeton käsittely niin, että päätöksentekoon ei osallistu henkilöitä, joita asia läheisesti koskee.
Esteellinen henkilö ei voi olla mukana
- Päättämässä asiasta, jossa hän on esteellinen
- Esittelemässä asiaa päätöksentekijöille
- Keskustelemassa asiasta
Selkeintä on, että esteellinen henkilö ei ole paikalla, kun asiaa käsitellään. Kun kysymys on hallituksen kokouksesta, hallitus voi kuitenkin sallia tai jopa edellyttää, että esteellinen henkilö kertoo tietonsa ja näkemyksensä asiasta. Hallituksen puheenjohtaja tai muu nimenkirjoittaja ei voi myöskään ilman valtuutusta edustaa yhdistystä asiassa, jossa hän on esteellinen.
Kuka toteaa esteellisyyden?
Henkilö itse arvioi, onko hän asiassa esteellinen vai ei. Henkilön, joka on esteellinen, tulee jäävätä itsensä päätöksenteosta.
Myös yhdistyksen jäsen voi olla esteellinen
Jäsen ei saa yhdistyksen kokouksessa (syys- tai kevätkokous tai ylimääräinen yhdistyksen kokous) äänestää, kun kokous päättää asiasta, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Jäsen ei myöskään saa kokouksessa tehdä päätösehdotusta asiassa, jossa hän on jäävi.
Yhdistyksen puheenjohtaja, hallituksen jäsen tai yhdistyksen toimihenkilö ei yhdistyslain mukaisesti saa osallistua sellaisen asian käsittelyyn, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Esteellisyyssäännösten tarkoituksena on turvata asian puolueeton käsittely niin, että päätöksentekoon ei osallistu henkilöitä, joita asia läheisesti koskee.
Esteellinen henkilö ei voi olla mukana
- Päättämässä asiasta, jossa hän on esteellinen
- Esittelemässä asiaa päätöksentekijöille
- Keskustelemassa asiasta
Selkeintä on, että esteellinen henkilö ei ole paikalla, kun asiaa käsitellään. Kun kysymys on hallituksen kokouksesta, hallitus voi kuitenkin sallia tai jopa edellyttää, että esteellinen henkilö kertoo tietonsa ja näkemyksensä asiasta. Hallituksen puheenjohtaja tai muu nimenkirjoittaja ei voi myöskään ilman valtuutusta edustaa yhdistystä asiassa, jossa hän on esteellinen.
Kuka toteaa esteellisyyden?
Henkilö itse arvioi, onko hän asiassa esteellinen vai ei. Henkilön, joka on esteellinen, tulee jäävätä itsensä päätöksenteosta.
Myös yhdistyksen jäsen voi olla esteellinen
Jäsen ei saa yhdistyksen kokouksessa (syys- tai kevätkokous tai ylimääräinen yhdistyksen kokous) äänestää, kun kokous päättää asiasta, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Jäsen ei myöskään saa kokouksessa tehdä päätösehdotusta asiassa, jossa hän on jäävi.