Toiminnan tilastointi

Tilastoinnissa käyntikerta tarkoittaa kuinka monta käyntikertaa ko. toiminnassa on ollut vuoden aikana. Sama aikuinen tai lapsi voi olla laskettuna useamman kerran esim. perhekahvilan tilastoissa.

Vapaaehtoiset tilastoidaan toiminnoittain eli kuinka monta vapaaehtoista on osallistunut ko. toiminnan järjestämiseen. Sama henkilö voi olla siis tilastoituna useamman toiminnan järjestämisessä.

Esimerkiksi jos perhekahvilassa on neljä vapaaehtoista, joista kaksi on vuorollaan pitämässä perhekahvilaa. Merkitään vapaaehtoismääräksi 4.

Jos yhdistys järjestää 3 tapahtumaa vuodessa. Yhden tapahtuman suunnitteluun, järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuu 10 vapaaehtoista. Toisen tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen osallistuu 8 vapaaehtoista ja kolmannen tapahtuman suunnitteluun osallistuu 12 vapaehtoista. Merkitse tapahtumien tilastoinnissa 20 vapaaehtoista.

Tilastoi vapaaehtoisten käyttämä aika. Laske mukaan suunnittelu, etukäteisvalmistelut, itse toiminta-aika, mahdolliset jälkityöt, esim. siivous, tavaroiden kuljetus ja tilastointi. Jos toimintaan suunnitteluun, toteutukseen ja jälkitöihin osallistuu useampi vapaaehtoinen, laske kaikkien vapaaehtoisten käyttämät tunnit yhteen.

Esim. 1. Perhekahvila on avoinna 2 h/kerta, lisäksi vapaaehtoiset valmistelevat kertaa 30 min etukäteen sekä järjestelevät paikat ja tilastoivat 30 min jälkikäteen= 3 h/kerta. Jos vapaaehtoisia on 2 henkilöä/kerta, vapaaehtoisten tunnit yhdeltä perhekahvilan tapaamiselta on 3hx2=6 h.  Jos perhekahvilan kokoontumiskertoja on 20 ja jokaisella kerralla on ollut kaksi vapaaehtoista, tulee tuntimääräksi 120 h.

Esim. 2. Tapahtumassa on mukana 10 vapaaehtoista. Tapahtuma kestää 4 tuntia. Lisäksi kaikki vapaaehtoiset ovat h-hetkeä ennen valmistelemassa tapahtumaa 2 h ja lopuksi vielä 1 h siivoamassa. Yhden vapaaehtoisen tunnit ovat 7 h. Lisäksi tapahtuman tavaroiden kuljetuksessa on 5 muuta vapaaehtoista, joilla jokaisella menee 1h. Kokonaistuntimäärä 10 vapaaehtoista x 7 h = 70 h ja 5 vapaaehtoista x 1 h= 5 tuntia. Yhteensä 75 h.

Avoimet kohtaamispaikat kohtaan tilastoidaan yhdistyksen järjestämä:

• perhekahvilatoiminta (aamu-, päivä- ja iltaperhekahvilat)
• avoin perheliikunta
• ammattilisesti ohjattu avoin kohtaamispaikka.

Näistä kaikista tilastoidaan kokoontumiskerrat, käyntikerrat (lapset ja aikuiset erikseen), vapaaehtoisten määrä ja vapaaehtoisten tunnit.

Jos yhdistys on aktiivinen toimija perhekahvilassa/kohtaamispaikassa, toiminta tilastoidaan perhekahvilaksi. Yhdistys tilastoi lasten ja aikuisten käyntikerrat sekä vapaaehtoisten määrän ja tunnit niiltä kerroilta, jotka ovat yhdistyksen vastuulla.

Avoin perheliikunta, esim. Tempputiistai, pallokerho, perhepeuhu jne. tilastoidaan Avoin perheliikunta -tilastokohteeseen. Avoimen perheliikunnan periaatteena on se, että kerhoon ei tarvitse ilmoittautua ja se on kaikille avointa ja maksutonta.

Tilastoi tähän kohtaan sellaiset MLL:n omat kohtaamispaikat ja niiden toiminta, joissa on MLL:n yhdistyksen tai piirin palkkaama työntekijä ohjaamassa toimintaa. Tänne ei tilastoida perhekahvilan kertoja, joissa MLL:n tai hyvinvointialueen työntekijä on vieraillut esim. perhekahvilassa.

Avoimessa kohtaamispaikassa voi olla esim. avointa leikkitoimintaa tai perhetalon ovet ovat auki. Laske käyntikerrat sen mukaan, kuinka monta lasta ja aikuista kävi avoimessa kohtaamispaikassa. Sama aikuinen tai lapsi voidaan laskea useampaan kertaan.

Tilastoi

• ammattillisesti ohjattujen kohtaamispaikkojen määrä: kuinka monta eri osoitteessa toimivaa kohtaamispaikkaa on?
• ammattillisesti ohjattujen kohtaamispaikkojen kokoontumiskerrat: kuinka monta kertaa on ollut avoinna
• ammattillisesti ohjattujen kohtaamispaikkojen käyntikerrat: kuinka monta lasta osallistui kohtaamispaikan toimintaan? Kuinka monta aikuista osallistui kohtaamispaikan toimintaan?
• ammattillisesti ohjattujen vapaaehtoiset ja vapaaehtoisten tunnit: Jos mukana on vapaaehtoisia, niin tilastoi vapaaehtoisten määrä ja heidän tuntinsa.

Tässä tapauksessa perhekahvilan toiminta tilastoidaan perhekahvila-kohteen alle. Tilastoi Perhekahvilaan perhekahviloiden määrä, kokoontumiskerrat, aikuisten ja lasten käyntikerrat, vapaaehtoisten määrä ja tunnit.

Lasten kerhojen osuus tilastoidaan lasten kerhoihin.

Jos avoimessa kohtaamispaikassa on myös muuta kuin perhekahvilatoimintaa, esim. avointa leikkitoimintaa. Tilastoi nämä ammatillisesti ohjattuun avoimeen kohtaamispaikkaan.

Kerhoja ovat lapsille tai nuorille tai lapsille ja vanhemmille suunnatut kerhot. Kerhoihin voi olla ilmoittautuminen tai ei. Kerhot kokoontuvat useammin kuin kerran. Kerhot voivat olla maksuttomia tai maksullisia. Kerhoissa ohjaajana on vapaaehtoinen tai palkattu työntekijä, terhokerho (sukupolvia yhdistävä kerho). Kerho on säännöllisesti kokoontuva, esim. viikoittain tai 3 kertaa/syksy.

Esimerkkejä kerhoista: muskari 5-vuotiaille, lapsi-vanhempimuskari, pallokerho, luontokerho, lasten liikuntakerho, Aikuisten ja lasten kuperkeikka -kerho.  Kerhoilla voi olla erilaisia nimiä, eikä välttämättä nimessä tarvitse mainita kerhoa.

Huom! Avoin perheliikunta, esim. Tempputiistai, pallokerho, perhepeuhu jne. tilastoidaan Avoin perheliikunta -tilastokohteeseen. Avoimen perheliikunnan periaatteena on se, että kerhoon ei tarvitse ilmoittautua ja se on kaikille avointa ja maksutonta.

Perhekahvilat, ml. Perheiden Pesäkolot, perhekerhot, tilastoidaan kohtaan perhekahvila.

Jos kerhonohjaajana toimii palkattu työntekijä, tilastoi hänet kohtaan hallituksen toiminta ja siellä kohtaan yhdistyksen tuntityöntekijä tai yhdistyksen kokopäivät työntekijät.

Jos yhdistyksen kerhojen ilmoittautumista ja muita järjestelyjä hoitaa vapaaehtoinen, tilastoi kerhojen kohdalle vapaaehtoisten määrä ja tunnit.

Jos toiminnassa on pääsääntöisesti aikuisia ja tämän ympärillä toimintaa ja lisäksi keskustellaan esim. vanhemmuudesta, tilastoidaan toiminta vertaisryhmäksi.

Jos yhdistys järjestää esim. nuorten iltoja tai nuokkaritoimintaa. Lähtökohtaisesti tällainen toiminta tilastoidaan kerhoihin. Nuorten käyntimäärät lasketaan lasten käyntikertoihin. Kirjoita muistiinpanoja kohtaan millaista toimintaa järjestätte.

Jos nuorille suunnattu toiminta on esimerkiksi ilmoittautumista edellyttävää ryhmätoimintaa, jossa käsitellään esim. kiusaamista, vanhempien eroa tms., tämä toiminta tilastoidaan vertaisryhmätoimintaan.

Vertaisryhmätoiminnan tilastokohteessa on aikuisten ja nuorten käyntikerrat. Tilastoi kaikki lasten (alle 18-v) nuorten käyntikertoihin.

Tämä tilastoidaan kohtaan Tapahtumat. Kävijämäärän voi laskea sen perusteella, kuinka monta kävijää vieraili yhdistyksen toiminta- tai esittelypisteellä. Jos sinulla ei ole tarkkaa laskentaa, ilmoita realistinen arvio.

Luentotilaisuus on tapahtuma aikuisille. Tilastoi tapahtumiin.

Tässä tapauksessa molemmat yhdistykset tilastoivat tapahtuman, 1 tapahtuma ja kävijämäärän voi laittaa esim. puoliksi.

Yhdistys A tilastoi bussikyydityksen retkeksi ja tilastoi lapsi- ja aikuisosallistujat sekä vapaaehtoiset ja heidän tuntinsa retken osalta. Yhdistys B tilastoi tapahtuman ja laskee myös yhdistyksen A osallistujat tapahtuman osallistujiin.

Jos yhdistys maksaa tilaisuuteen esiintyjän, mutta ei ole itse paikalla, tilastoi kohtaan muu toiminta

Jos yhdistyksen edustaja on paikalla, tilastoi kohtaan tapahtuma.

Tänne tilastoidaan kaikki muu yhdistyksen toiminta, joka ei sovi muiden tilastokohteiden alle. Tilastoi esim. lipaskeräykset, Koulutien turvaajat -kampanja, ruokajakelu, joululahjakeräykset jne.

Miten tilastoidaan muu toiminta kohteen

1. vapaaehtoiset? Laske vapaaehtoiseksi kaikki ne vapaaehtoiset, jotka ovat osallistuneet muun toiminnan järjestämiseen, suunnitteluun tai raportointiin jne.
2. vapaaehtoisten tunnit? Laske jokaisen vapaaehtoisen tekemät tunnit yhteen. Esim. Jos koulutien turvaajat -kampanjaan osallistui 10 vapaaehtoista ja jokainen vapaaehtoinen osallistui 1 h. Tällöin vapaaehtoisten tuntimäärä on 10 h. Laske lisäksi ennakko- ja jälkitöihin kulunut aika esim. vastuuhenkilöltä.
3. toiminnassa kohdatut aikuiset? Toiminnassa kohdatuilla aikuisilla tarkoitetaan esim. ruokajakelussa kohdattuja aikuisia. Tähän ei kirjata esim. lipaskeräykseen lahjoittaneiden määrää.
4. toiminnassa kohdatut lapset? Toiminnassa kohdatuilla lapsilla tarkoitetaan esim. lapsia, jotka on kohdattu koulutien turvaajat -kampanjassa.

Tilastoi tähän yhdistyksen hallituksen jäsenten yhdistystyöhön käyttämät tunnit, esimerkiksi kokoukset, luottamustehtävän suorittamiseen käytetty aika, suunnittelutyö, VJK:een tai muihin yhdistystoimijoiden koulutuksiin osallistumiseen käytetty aika. Tilastoi myös piirin kevät- ja syyskokouksiin, liittokokoukseen osallistuminen.

Tänne tilastoidaan myös jäsentyöhön eli jäsenten hankintaan, jäsenkirjeiden ym. valmistelu.

Jos yhdistyksen vapaaehtoinen osallistuu esim. järjestöverkostoon, perhekeskus- tai kohtaamispaikkaverkostoon, tilastoidaan tänne myös niihin käytetty aika.

Yhdistysten kokouksilla tarkoitetaan yhdistyksen kevät- ja syyskokouksia sekä mahdollisia ylimääräisiä yhdistyksen kokouksia. Hallituksen kokoukset ovat yhdistysten hallituksen kokousten lukumäärä. Työryhmien kokouksilla tarkoitetaan esim. perhekahvilatyöryhmän kokouksien, kunnan kohtaamis- ja järjestöpaikkoverkostojen kokouksien lukumäärää.

Jäsentiedotteella tarkoitetaan yhdistyksen lähettämiä paperisia tai sähköisiä jäsenkirjeitä ja/tai sähköpostiviestejä jäsenille.

Vaikuttamistoimenpiteitä ovat yhdistyksen tekemät kannanotot, lausunnot, mielipidekirjoitukset, osallistuminen mielenilmauksiin.

Näissä kohdin ilmoitetaan yhdistyksen kokopäiväisten tai tuntityöntekijöiden lukumäärä. Näissä tapauksissa yhdistys maksaa työntekijän palkan tai palkkion.

Kokopäiväiset työntekijät: ilmoita kuinka monta kuukausipalkkaista ja kokoaikaista työntekijää yhdistyksellä on.

Tuntityöntekijät: Ilmoitat kuinka monta tuntityöntekijää yhdistyksellä on palkattuna. Tänne lasketaan esim. palkatut kerhonohjaajat.