Luottamus- ja vastuuhenkilöiden tehtävänkuvaukset

Puheenjohtajan tehtävä on monimuotoinen ja vastuullinen. Siihen kuuluu sekä ihmisten että toiminnan johtamista. Tehtäväkuva vaihtelee yhdistyksen koon, toiminnan laajuuden ja monimuotoisuuden mukaan. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat parhaimmillaan työpari, joka jakaa yhdistyksen johtamisen tehtäviä keskenään.

Jokaisella yhdistyksellä on oma toimintakulttuurinsa sekä kirjoitettuja ja kirjoittamattomia sääntöjä. Yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt luovat pohjan yhdistyksen toiminnalle. Yhdistyksen sääntöjen tunteminen antaa hyvän pohjan yhdistysarjen johtamiseen.

Yhdistyksen kokous valitsee puheenjohtajan. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan vuoden ensimmäisessä kokouksessa (ns. järjestäytymiskokous). Varapuheenjohtaja valitaan sääntöjen mukaan yhdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Saman henkilön voi valita uudelleen.

Puheenjohtajan / varapuheenjohtajan tehtäviin kuuluu muun muassa:

(vpj suluissa silloin, kun myös vpj voi sovitun mukaisesti hoitaa tehtävää)

• Johtaa yhdistystä ja sen toimintaa
• Tukea vapaaehtoisia, antaa palautetta, kiittää ja kannustaa (vpj)
• Vastata sekä hallituksen että yhdistyksen kokousten valmisteluista (vpj)
• Johtaa kokouksia (vpj)
• Tarkastaa ja allekirjoittaa pöytäkirjat hallituksen kokouksista
• Allekirjoittaa kaikki paikallisyhdistyksen viralliset paperit yhdessä jonkun toisen sääntöjen määräämän nimenkirjoittajan kanssa (vpj)
• Perehdyttää hallituksen uudet vapaaehtoiset (vpj)
• Kehittää yhdistyksen toimintaa yhdessä hallituksen ja muiden vapaaehtoisten kanssa (vpj)
• Edustaa omaa paikallisyhdistystään (vpj)
• Tehdä yhteistyötä ja viestiä eri sidosryhmien kanssa (vpj)
• Viestiä sekä jäsenistölle että MLL-organisaation sisällä(vpj)
• Laatia toimintasuunnitelmaehdotus yhteistyössä sihteerin kanssa
• Laatia talousarvioehdotus yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa
• Laatia vuosikertomusehdotus yhteistyössä sihteerin kanssa
• Vastata yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa siitä, että tilinpäätös valmistuu ajallaan
• Vastata toimintaa ja taloutta koskevasta raportoinnista yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa
• Hyväksyä yhdistyksen laskut (vpj)
• Päivittää yhdistyksen luottamushenkilötiedot Jäsenrekisteriin (vpj)
• Osallistua piirin järjestämiin koulutuksiin (vpj)
• Perehtyä keskusjärjestön puheenjohtajille lähettämiin uutiskirjeisiin, tiedotteisiin ja ohjeisiin (vpj)

Puheenjohtaja / varapuheenjohtaja luo edellytyksiä hyvälle toiminnalle: näyttää suuntaa, luo myönteisiä mielikuvia ja merkityksiä, innostaa ja kannustaa. Puheenjohtajalla on keskeinen rooli toiminnan kehittämisessä, uudistamisessa ja muutoksen hallinnassa. Hän koordinoi yksilöiden ja ryhmien toimintaa. Hyvä puheenjohtaja osaa delegoida tehtäviä ja saada erilaiset ihmiset loistamaan. (Lähde: Miten johdan? Yhdistystoiminnan johtamisopas, Anne Ilvonen, OK-opintokeskus 2011)

MLL:n keskustoimisto ja piirit järjestävät vuosittain erilaisia koulutuksia (mm. VJK = Vapaaehtoistoiminnan johtamiskoulutus, verkkovalmennukset, Täyskäsipäivät, Yhdistyskehittäjä-verkkokoulutus jne.). Puheenjohtajan kannattaa osallistua näihin tapaamisiin, joissa tutustuu puheenjohtajakollegoihin ja MLL:n työntekijöihin. Puheenjohtajan tehtävää ei tarvitse eikä kannata hoitaa yksin ilman tukea!

Tutustu puheenjohtajan ohjeisiin (sivu näkyy kirjautuneena luottamushenkilölle).

Sihteerinä toimii yleensä joku hallituksen jäsenistä. Sihteeri voidaan valita myös hallituksen ulkopuolelta, jolloin hänellä on puheoikeus, mutta ei äänioikeutta. Sihteerin tehtävät vaihtelevat yhdistyksen koosta ja toiminnan laajuudesta riippuen.

Sihteerin tehtävä on yksi yhdistyksen keskeisimmistä luottamustehtävistä. Sihteerin laatii monet yhdistyksen toiminnasta kertovat dokumentit, kuten kokouspöytäkirjat. Sihteerin tehtävä näkyykin erityisesti kokouksissa, mutta siihen kuuluu usein myös monenlaista taustatyötä.

Sihteerin tehtäviin kuuluu esim.

• Valmistella hallituksen kokoukset yhdessä puheenjohtajan / varapuheenjohtajan kanssa.
• Vastata kokousten käytännön järjestelyistä sovitun työnjaon mukaan (esimerkiksi paikan varaaminen, mahdolliset tarjoilut)
• Huolehtia, että kokouksessa tarvittavat asiakirjat ovat saatavilla (yhdessä puheenjohtajan kanssa.
• Laatia pöytäkirja hallituksen kokouksesta, tehdä pöytäkirjanotteet (viranomaiset, pankki tms. taho voi vaatia nähtäväksi pöytäkirjanotetta, jolla osoitetaan, että hallitus on tehnyt asiaa koskevan päätöksen).
• Arkistoida hallituksen sekä yhdistyksen kokousten pöytäkirjat, niiden liitteet ja muut arkistointia edellyttävät asiakirjat.
• Tiedottaa jäsenille sovitun työjaon mukaisesti (sihteerillä on oikeus nähdä yhdistyksen jäsenrekisteritiedot).

Yhdistyksen hallituksen sihteeri toimii useimmiten sihteerinä myös yhdistyksen sääntömääräisissä kokouksissa.

Tutustu myös Ohjeita sihteerille -sivuun (korvaa ennen käytössä olleen Sihteerin käsikirjan, sivu näkyy Vapaaehtoisnettiin kirjautuneelle luottamushenkilölle).

Hallituksella on yhdistyksen talousasioiden hoidossa yleisvastuu, käytännön vastuu on rahastonhoitajalla. Jokaisella yhdistyksellä on oltava rahastonhoitaja.

Rahastonhoitajan ei tarvitse olla hallituksen jäsen. Tällöin hänellä on hallituksen kokouksissa ainoastaan puheoikeus, ei äänioikeutta.

Rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu

• Maksuliikenteen hoitaminen
• Kirjanpito tai toimiminen yhteyshenkilönä tilitoimistoon
• Palkanlaskenta tai toimiminen yhteyshenkilönä tilitoimistoon
• Tilinpäätösehdotuksen laatiminen yhdessä puheenjohtajan kanssa
• Tilinpäätöksen esitteleminen hallituksen kokouksessa.
• Tase-erittelyjen laatiminen.
• Avustaminen talousarvioehdotuksen laatimisessa.
• Yhdistyksen taloudellisen tilanteen seuraaminen ja raportoiminen.
• Ylläpitää luetteloa omaisuudesta ja kalustosta.
• Valvoa perhekahviloiden, kerhojen ym. vastuuhenkilöille annettuja käteiskassoja.
• Tarkastaa laskut ja toimittaa ne hyväksyttäväksi puheenjohtajalle tai muulle hallituksen määräämälle henkilölle.
• Laatia hintavertailut yhdistyksen mahdollisista hankinnoista.
• Toimia yhteyshenkilönä tilin-/toiminnantarkistajiin.

Jäsenvastaava on yksi yhdistyksen avainhenkilöistä. Puheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan lisäksi hän on yksi niistä yhdistysten vastuuhenkilöistä, joilla on oikeus nähdä yhdistyksen jäsenrekisteritiedot.

MLL:n keskusjärjestö ylläpitää valtakunnallista jäsenrekisteriä. Yhdistyksen hallituksen jäsenvastaava on keskusjärjestön jäsenpalvelun tärkeä yhteyshenkilö. Yhteistyö takaa sen, että jäsenrekisteri on mahdollisimman ajantasainen.

Jäsenvastaavan tehtäviin kuuluu

• Esitellä hallitukselle yhdistykseen liittyneet uudet jäsenet. Hallitus hyväksyy uudet jäsenet kokouksessaan. Raportin uusista jäsenistä voi hakea jäsenrekisteristä aina ennen hallituksen kokousta halutulta aikaväliltä. Hallituksen kokouksen pöytäkirjaan voidaan kirjata uusien, liittyneiden jäsenten määrän jäsenlajeittain. (Jäsenten nimitietoja ei pöytäkirjaan kirjata.)
• Ottaa yhteyttä uusiin jäseniin. Yhdistyksen hallitus sopii yhteydenottoa koskevasta sisäisestä työnjaosta.
• Lähettää tarvittaessa uusien jäsenten liittymislomakkeet jäsenpalveluun.
• Päivittää yhdistyksen jäsenmaksun määrä ja pankkiyhteystieto jäsenrekisteriin joulukuussa.
• Ilmoittaa joulukuun loppuun mennessä keskusjärjestön jäsenpalveluun yhdistyksen nimeämät kunniajäsenet tai muut mahdolliset yksittäisen henkilön jäsenmaksuun vaikuttavat muutokset.
• Huolehtia, että hallitus tekee kokouksessaan päätöksen poistaa yhdistyksestä sellaiset jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksuaan kahteen vuoteen. Päätöksen jälkeen jäsenvastaava poistaa heidät jäsenrekisteristä.
• Ottaa yhteyttä MLL:n Jäsenpalveluun jäsenyyttä ja jäsentyötä koskevissa kysymyksissä:  jasenpalvelu@mll.fi

Perhekahvilavastaava:

• Perehdyttää uudet perhekahvilan ohjaajat
• Pitää yhteyttä perhekahvilan ohjaajiin, tukee ja auttaa tarvittaessa
• Opastaa perhekahvilaohjaajia kävijätilastoinnissa
• Huolehtii perhekahvilan raha-asioista yhdessä perhekahvilaohjaajan ja rahastonhoitajan kanssa
• Toimittaa perhekahvilan kassakirjan kauden päättyessä rahastonhoitajalle
• Kertoo perhekahvilan toiminnasta MLL:n paikallisyhdistyksen hallituksen kokouksissa
• Vastaanottaa perhekahvilapostia piiristä ja keskusjärjestöstä. Välittää ajankohtaistietoa edelleen ohjaajille ja yhdistyksen hallitukselle.
• Tarkistaa vakuutusten voimassaolon
• Kertoo yhdistyksen ja MLL:n muusta toiminnasta ja jäsenyydestä perhekahvilakävijöille
• Pitää yhteyttä piiriin (mm. päivittää perhekahvilan yhteystiedot) ja perhekahvilan mahdollisiin yhteistyökumppaneihin

Kerhovastaava:

• Laatii yhteistyössä muiden kerhotoimijoiden kanssa kerhoja koskevan toimintasuunnitelman
• Raportoi kerhojen toiminnasta hallitukselle
• Seuraa kerhotoiminnan talouden kehitystä yhdessä rahastonhoitajan kanssa
• Markkinoi ja tiedottaa kerhosta (yhdessä kerhonohjaajan kanssa)
• Vastaanottaa tai koordinoi kerhon ilmoittautumisia
• Perehdyttää kerhonohjaajan tehtäväänsä ja sopii ohjaajan valtuuksista
• Pitää yhteyttä kerhonohjaajaan ja tukee ohjaajaa hänen työssään
• Huolehtii palkanmaksua varten tarvittavat tiedot rahastonhoitajalle
• Huolehtii sijaisen palkkaamisesta hallituksen antamien valtuuksien mukaisesti

Yhdistyksen nimenkirjoittaja on yhdistysrekisteriin merkitty henkilö, jolla on oikeus edustaa yhdistystä ja allekirjoittaa asiakirjoja yhdistyksen puolesta.

Sääntöjen mukaan yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai joko hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin, rahastonhoitajan tai muun hallituksen määräämän henkilön kanssa. Kun joku nimenkirjoittajista vaihtuu, yhdistyksen on ilmoitettava muutoksesta Patentti- ja rekisterihallitukseen. Vaikka vain yksi yhdistyksen nimenkirjoittaja vaihtuisi, yhdistyksen pitää ilmoittaa kaikki kyseisellä hetkellä toimessa olevat nimenkirjoittajat.