Arkistointi

Mitä ja miksi arkistoidaan?

Arkistoikaa toimintanne kannalta olennaiset omat asiakirjat ja materiaalit, esim. toimintakertomukset. Osa dokumenteista arkistoidaan määräaikaisesti, osa pysyvästi.

 

Miten arkistointi toteutetaan?

Arkistoikaa asiakirjat toimintakohtaisesti. Jos yhdistyksellänne on esimerkiksi perhekahvila tai iltapäiväkerho, arkistoikaa perhekahvilan asiakirjat yhtenä kokonaisuutena ja iltapäiväkerho omanaan. Arkistoikaa jokaista asiakirjaa yksi kappale, mieluiten alkuperäiskappale.

 

Kuka arkistoi ja minne?

Valitkaa yhdistyksestä nimettä vastuuhenkilö, joka vastaa dokumenttien arkistoinnista. Jos yhdistyksellä ei vielä ole arkistointisuunnitelmaa, niin aloittakaa laatimalla suunnitelma. Arkistoa on hyvä järjestää kerran vuodessa. Jos yhdistyksellä ei ole omaa toimitilaa käytössään, arkistolle tulee löytyä tilat vastuuhenkilön kotoa.

Asiakirjoja voi arkistoida tarvittaessa myös sähköisesti. Digitoinnissa olennaisen tärkeää on asiakirjojen nimeäminen (esim. hallituksen kokouksen pöytäkirja xx.xx.xxxx) ja sähköisten kansioiden nimeäminen (esim. hallituksen kokoukset 2024, perhekahvila 2024 jne). Tämä ns. arkiston muodostus kannattaa suunnitella huolella. Digitoinnin voi tehdä nykyisin kätevästi pdf-muotoon jo vaikka puhelimella.

Jos arkistoa säilytetään digitaalisesti ja erityisesti pilvipalvelussa, tulee tarkoin huolehtia tietoturvasta ja siitä, että on tieto mistä arkisto löytyy. Sähköiseen arkistointiin voi hyödyntää esimerkiksi seuraavia pilvipalveluita:
Google drive, Dropbox, Onedrive.

 

Arkistointivastaavan ohjeet: Aineistojen pakkaaminen

Pakkaa säilytettävät asiakirjat arkistokoteloihin. Erota asiakokonaisuudet välilehdillä.
Kirjoita koteloihin lyijykynällä: yhdistyksen nimi, toiminto ja siihen kuuluvat asiakirjat. Merkitse vuosiluvut kotelon alalaitaan. Esim. Perhekeskustoiminta, kerhojen ohjelmat, 2010–2016. Poista asiakirjoista paperiliittimet ja muut ylimääräiset asiat. Ainoastaan kupariniitit voi jättää. Älä arkistoi muovitaskuissa.

 

Sähköpostien ja verkkosivujen tallennus

Tulosta yhdistyksen toiminnan kannalta olennaiset sähköpostit ja muu kirjeenvaihto paperille tai sähköisesti tietoturvasta huolehtien. Verkkosivusta voit ottaa näyttökuvatallennuksen ja tallettaa sen sähköisenä kuvana tai pdf-muodossa.

 

Luettelointi

Liitä kansioiden mukaan aineistoluettelo, jossa on lueteltu jokainen arkistokansio ja sen sisältö. Käytä arkistoaineistoluettelon pohjana arkistointisuunnitelmaa. Huomioi, että arkistokoteloiden nimitietojen ja arkistoainestoluettelon nimikkeiden on vastattava toisiaan.

 

Arkiston säilytys

Säilytä paperiarkit normaalissa huoneilmassa. Jos mahdollista, säilytä valokuvat mieluiten hieman viileämmässä tilassa. Laita paperikuvat ja kuvavedokset niiden säilyttämiseen tarkoitettuihin kuoriin. Liitä jokaiseen kuvaan tunnistetiedot: mikä tapahtuma, keitä kuvassa on, milloin kuva on otettu ja kuka on kuvaaja. Digikuvat tallennetaan esim. muistitikulle tai cd-rom tai dvd -levykkeille. Kirjoita tunnistetiedot kuvatiedostojen ominaisuuksiin.

 

Aineiston siirtäminen julkiseen arkistoon

Selvitä ensin, onko yhdistys luovuttanut arkistoihin aiemmin aineistoa. Arkistoluovutuksista jää dokumentti, jonka pitäisi löytyä yhdistyksen asiakirjoista. Jos aineistoa on siirretty aiemmin arkistoon, käytä taas samaa paikkaa. Mahdollisia paikkoja ovat maakunta-arkistot, kaupunginarkistot ja muut julkiset arkistot. Ota yhteyttä vastaanottavaan arkistoon hyvissä ajoin. Arkistosta voit saada myös ohjeita järjestelytyöhön. Kun yhdistys siirtää aineistoa julkiseen arkistoon, huolehdi, että arkistoluettelon yksi kappale yhdistyksen omaan käyttöön. Näin tiedätte, mitä on luovutettu, milloin ja minne. Yleensä julkiset arkistot vastaanottavat vain yli 10 vuotta vanhaa aineistoa.