Toimintasuunnitelma ja -kertomus

Toimintasuunnitelma

Yhdistys tekee joka vuosi seuraavalle vuodelle kirjallisen toimintasuunnitelman ja talousarvion. Nämä hyväksytään yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa.

Toimintasuunnitelma ja talousarvio ohjaavat yhdistyksen toimintaa. Toimintasuunnitelma, toimintakertomus ja talousarvio kannattaa tehdä samalla otsikoinnilla, jolloin suunnitelmien toteutumista on helppo seurata pitkin vuotta.

Toimintasuunnitelmaa laatiessaan yhdistys arvioi, miten kuluvan vuoden toimintasuunnitelma on siihen mennessä toteutunut. Siirtyykö siitä joitakin asioita toteutettavaksi seuraavana vuotena? Seuraako kuluvan vuoden toiminnasta uusia tavoitteita?

 

Toimintasuunnitelman jäsentely

Toimintasuunnitelman voi jäsennellä usealla eri tavalla. Alla yksi esimerkki jäsentelystä.

 

Yleistä yhdistyksen toiminnasta

  • Mitä tavoitteita yhdistys asettaa seuraavan vuoden toiminnalle
  • Millainen yhdistyksen toimintaympäristö on
  • Toiminnan olennaiset muutokset

Mihin uusiin asioihin yhdistyksen kannattaa varautua, ja mitä uusia mahdollisuuksia on nähtävissä? Kannattaa ottaa toimintasuunnitelmassa huomioon myös liiton valtakunnalliset suunnitelmat tai kampanjat ja piirin tapahtumat, joissa yhdistys voi olla mukana.

 

Suunnitelmat toiminnanaloittain

  • Tavoitteet
  • Toimenpiteet
  • Seuranta
  • Mahdollinen henkilöstön määrä

 

Tapahtumakalenteri

  • Alustava aikataulu toimintasuunnitelman sisältämistä tapahtumista ja kokouksista.

 

Toimintasuunnitelman valmistelu ja aikataulu

Hallitus laatii seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ennen yhdistyksen syyskokousta, joka on pidettävä viimeistään joulukuussa. Hallitus käsittelee toimintasuunnitelman ensin kokouksessaan ja vie sen edelleen syyskokouksen vahvistettavaksi. Syyskokous vahvistaa myös talousarvion.

Toimintasuunnitelman laatimiseen osallistuu yleensä ainakin puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja. Myös jäsenten kuuleminen jo toimintasuunnitelman suunnitteluvaiheessa on tärkeää. Kannattaa kysyä jäsenistöltä ja toimintaan osallistuvilta heidän ehdotuksiaan ja toiveitaan.

Jokainen uusi jäsen, vapaaehtoinen ja luottamushenkilö tuo mukanaan osaamista, vahvuuksia ja mielenkiinnon kohteita, jotka kannattaa huomioida yhdistyksen toimintaa suunniteltaessa. (Lähde: Yhdistyksen vuosi – osa Yhdistyskehittäjä -verkkokoulutusta. Opintokeskus Sivis 2020)

Toimintasuunnitelmaa voi rakentaa myös MLL:n kolmivuotissuunnitelman teemojen pohjalta

Toimintakertomus

Yhdistyksen toimintakertomus eli vuosikertomus kertoo, miten toimintasuunnitelma on toteutunut. Yhdistyksen toimintasuunnitelma ei ole osa tilinpäätöstä eikä sitä liitetä tasekirjaan.

Toimintakertomuksen rakenteen on hyvä olla yhdenmukainen toimintasuunnitelman  kanssa, jotta vertailu suunnitelmien ja toteutuneen välillä on helpompaa.

 

Toimintakertomuksen jäsentely

Toimintakertomuksen voi jäsennellä usealla eri tavalla. Alla yksi esimerkki jäsentelystä:

(1) Hallituksen tai puheenjohtajan katsaus tilikauden toimintaan

(2) Yleistä yhdistyksen toiminnasta

  • Yhdistyksen toiminta-ajatus
  • Selostus, miten tilikaudelle asetetut tavoitteet ovat toteutuneet
  • Toiminnan muutokset ja uudet järjestelyt

(3) Toiminnan kuvaus toiminnanaloittain

(4) Katsaus taloudesta ja rahoituksesta

(5) Tietoja organisaatiosta

  • Yhdistyksen kokoukset ja hallituksen kokoukset
  • Toimielimet
  • Työryhmät
  • Toimihenkilöt
  • Tilintarkastajat

(6) Tilastotiedot

  • Jäsenten ja uusien jäsenten määrä
  • Vapaaehtoisten määrä
  • Vapaaehtoistyön määrä
  • Kerhojen määrä
  • Toimintaan säännöllisesti osallistuvien määrä jne.

 

Toimintakertomuksen aikataulu

Hallitus laatii toimintakertomuksen ja käsittelee sen kokouksessaan ennen yhdistyksen kevätkokousta. Toimintakertomuksen laatimiseen osallistuvat usein puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja. Kevätkokous hyväksyy toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sekä myöntää vastuuvapauden. Kevätkokous on sääntöjen mukaan pidettävä viimeistään toukokuussa.