Toimintasuunnitelma ja -kertomus

Toimintasuunnitelma

Yhdistys tekee joka vuosi seuraavalle vuodelle kirjallisen toimintasuunnitelman ja talousarvion. Nämä hyväksytään yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa.

Toimintasuunnitelma ja talousarvio ohjaavat yhdistyksen toimintaa. Toimintasuunnitelma, toimintakertomus ja talousarvio kannattaa tehdä samalla otsikoinnilla, jolloin suunnitelmien toteutumista on helppo seurata pitkin vuotta.

Toimintasuunnitelmaa laatiessaan yhdistys arvioi, miten kuluvan vuoden toimintasuunnitelma on siihen mennessä toteutunut. Siirtyykö siitä joitakin asioita toteutettavaksi seuraavana vuotena? Seuraako kuluvan vuoden toiminnasta uusia tavoitteita?

 

Toimintasuunnitelman jäsentely

Toimintasuunnitelman voi jäsennellä usealla eri tavalla. Alla yksi esimerkki jäsentelystä.

 

Yleistä yhdistyksen toiminnasta

  • Mitä tavoitteita yhdistys asettaa seuraavan vuoden toiminnalle
  • Millainen yhdistyksen toimintaympäristö on
  • Toiminnan olennaiset muutokset

Mihin uusiin asioihin yhdistyksen kannattaa varautua, ja mitä uusia mahdollisuuksia on nähtävissä? Kannattaa ottaa toimintasuunnitelmassa huomioon myös liiton valtakunnalliset suunnitelmat tai kampanjat ja piirin tapahtumat, joissa yhdistys voi olla mukana.

 

Suunnitelmat toiminnanaloittain

  • Tavoitteet
  • Toimenpiteet
  • Seuranta
  • Mahdollinen henkilöstön määrä

 

Tapahtumakalenteri

  • Alustava aikataulu toimintasuunnitelman sisältämistä tapahtumista ja kokouksista.

 

Toimintasuunnitelman valmistelu ja aikataulu

Hallitus laatii seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ennen yhdistyksen syyskokousta, joka on pidettävä viimeistään joulukuussa. Hallitus käsittelee toimintasuunnitelman ensin kokouksessaan ja vie sen edelleen syyskokouksen vahvistettavaksi. Syyskokous vahvistaa myös talousarvion.

Toimintasuunnitelman laatimiseen osallistuu yleensä ainakin puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja. Myös jäsenten kuuleminen jo toimintasuunnitelman suunnitteluvaiheessa on tärkeää. Kannattaa kysyä jäsenistöltä ja toimintaan osallistuvilta heidän ehdotuksiaan ja toiveitaan.

Jokainen uusi jäsen, vapaaehtoinen ja luottamushenkilö tuo mukanaan osaamista, vahvuuksia ja mielenkiinnon kohteita, jotka kannattaa huomioida yhdistyksen toimintaa suunniteltaessa. (Lähde: Yhdistyksen vuosi – osa Yhdistyskehittäjä -verkkokoulutusta. Opintokeskus Sivis 2020)

Toimintasuunnitelmaa voi rakentaa myös MLL:n kolmivuotissuunnitelman teemojen pohjalta

Toimintakertomus

Nykyisissä MLL:n yhdistysten mallisäännöissä puhutaan toimintakertomuksesta, joten yhdistyslain uudistuksen (2023) myötä myös MLL:n yhdistysten tulee laatia kirjanpitolain mukainen toimintakertomus, joka poikkeaa aiemmin yhdistysten käytössä olleesta toimintakertomusmallista. Liitossa on valmistelussa sääntömuutosprosessi, jonka myötä sääntöjä tultaneen muuttamaan niin, että säännöissä maininta toimintakertomuksesta muutetaan vuosikertomuksesi. Tällöin yhdistyksen ei tarvitsisi enää jatkossa tehdä kirjanpitolain mukaista toimintakertomusta, vaan vapaampi vuosikertomus toiminnasta riittää. Muutos ei kuitenkaan vielä ehdi tämän vuoden toimintakertomusten käsittelyyn.

Olemme laatineet alle mallin helpottamaan toimintakertomuksen tekemistä kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. Tämän toimintakertomuksen lisäksi yhdistyksen kannattaa edelleen tehdä koonti, vuosikertomus, varsinaisista toiminnoista (ent. toimintakertomus), jonka voi esimerkiksi liittää uudenmallisen toimintakertomuksen liitteeksi. Sen ohjesisältö löytyy myös alta.

 

Toimintakertomusmalli 2024

Johdanto

Tähän voi kirjoittaa lyhyesti yleistä edellisvuoden toiminnasta, esim. kertoa jos on käynnistetty uusia toimintoja tai yhdistys on laajentanut toimialuettaan tmv.

 

Talous ja hallinto

Yleinen kuvaus yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta, esimerkiksi tilikauden tulos (tilinpäätöksestä).  Keskeiset luvut tilinpäätöksestä (esimerkiksi jäsenmaksutulot tai keskeisimmät saadut avustukset).

Maininta yhdistyksen mahdollisista omistuksista (esimerkiksi yhdistyksellä on osakkeita tai maininta jos niitä on myyty/hankittu).

Tässä voi kertoa myös jäsenmäärän kehittymisestä.

Kerrotaan yhdistyksen hallinnosta, esimerkiksi hallituksen ja yhdistysten kokousten määrä ja jälkimmäisten ajankohdat.

Riskit ja epävarmuustekijät

Esim. maininta siitä, että kuntien rahoitus on vähentynyt tai jäsenmäärä laskenut.

 

Toiminta ja talous vuonna 2025

Olennaiset tapahtumat tilikauden päättymisen jälkeen, esimerkiksi jos yhdistys on perustanut uuden toimintamuodon. Katsaus tulevaan, esimerkiksi kuluvan vuoden keskeiset toiminnot tai taloudelliset näkymät, tiiviisti (ei ole toimintasuunnitelma).

– – – – –

Edellä kuvatun kirjanpitolakia mukailevan toimintakertomuksen lisäksi yhdistykset laativat vuosikertomuksen varsinaisesta toiminnasta (ent. toimintakertomus). Tämän voi liittää toimintakertomukseen liitteeksi.

Vuosikertomuksessa voidaan käsitellä:

Yhdistyksen toiminta

Toiminnan kuvaus toiminnanaloittain

  • Esimerkiksi perhekahvilatoiminta, tapahtumat jne.

 

Tietoja organisaatiosta

  • Yhdistyksen kokoukset ja hallituksen kokoukset
  • Toimielimet
  • Työryhmät
  • Toimihenkilöt
  • Tilintarkastajat

 

Tilastotiedot

  • Jäsenten ja uusien jäsenten määrä
  • Vapaaehtoisten määrä
  • Vapaaehtoistyön määrä
  • Kerhojen määrä
  • Toimintaan säännöllisesti osallistuvien määrä jne.

 

Toimintakertomuksen aikataulu

Hallitus laatii toimintakertomuksen ja käsittelee sen kokouksessaan ennen yhdistyksen kevätkokousta. Toimintakertomuksen laatimiseen osallistuvat usein puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja. Kevätkokous hyväksyy toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sekä myöntää vastuuvapauden. Kevätkokous on sääntöjen mukaan pidettävä viimeistään toukokuussa.