Yhdistyksen syys- ja kevätkokous
Yhdistyksen varsinaiset kokoukset: kevät- ja syyskokous
Yhdistyksen päätösvalta kuuluu sen jäsenille. Jäsenet käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksessa. Paikallisyhdistys järjestää sääntömääräisen kevätkokouksen sääntöjen mukaan viimeistään toukokuussa ja syyskokouksen viimeistään joulukuussa.
Yhdistyksen kokouksiin kutsutaan kaikki yhdistyksen jäsenet. Varsinaisilla jäsenillä (15 vuotta täyttäneet) sekä kunniajäsenillä ja -puheenjohtajilla on kokouksissa puhe- ja äänioikeus. Lapsijäsenillä on puheoikeus.
Jos jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksessa käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti tai sähköpostitse hallitukselle. Ilmoitus tulee tehdä viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta, jotta hallitus voi sisällyttää asian kokouskutsuun.
Yhdistyksen kokouksen koolle kutsuminen
Hallitus kutsuu koolle yhdistyksen kokouksen. Kokouksesta on ilmoitettava mukaan jäsenille vähintään viikkoa ennen kokousta kirjallisesti, sähköisesti yhdistyksen kotisivulla, sähköpostitse tai yhdistyksen alueella ilmestyvässä sanomalehdessä. Yksikin näistä tavoista riittää, mutta mitä useammalla kanavalla kokouksesta informoi, sen paremmin se toki tavoittaa jäseniä. (Huom. Tarkistattehan aina koollekutsumistavan yhdistyksen säännöistä, sillä osalla saattaa olla vielä käytössä vanhat säännöt, joilla koolle kutsumistapa on määritelty eri tavalla. Jos yhdistyksellä on käytössä vanhat säännöt, järjestetään kevätkokous jo huhtikuussa).
Ylimääräiset kokoukset
Yhdistys voi pitää myös ylimääräisiä kokouksia. Ylimääräinen kokous on pidettävä:
- kun yhdistyksen syyskokous tai kevätkokous niin päättää
- hallitus katsoo siihen olevan aihetta
- vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä vaatii
Ylimääräisen kokouksen syitä voivat olla esimerkiksi hallituksen täydentäminen, sääntömuutoksesta päättäminen.
Voiko yhdistyksen kokouksen pitää kokonaan etänä?
MLL:n yhdistysten säännöt eivät mahdollista kokouksen järjestämistä kokonaan etänä, ns. verkkokokouksena. Sen sijaan yhdistyslain uudistuksen (1.7.2022) myötä kokoukseen voi osallistua etänä, vaikka tätä ei erikseen MLL:n yhdistysten säännöissä mainita. Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen etänä on kuitenkin tehtävä päätös joko yhdistyksen tai hallituksen kokouksessa.
Kaikki hyöty irti yhdistyksen kokouksista
Yhdistysten kokousten ei tarvitse olla vain päätöksentekoa, vaan kokouksen yhteyteen voi miettiä myös ohjeisohjelmaa. Jäsenistön ollessa koolla voi hyvin esimerkiksi esitellä eri toimintoja, rekrytoida vapaaehtoisia, pitää pikkujoulut tai kesäkauden avajaiset, pyytää ulkopuolisen esittelijän jne. Yhdistyksen kokous on myös hyvä mahdollisuus kuulla jäsenten toiveita ja ideoita toimintaan liittyen.
Kokouskäytännöt
Esitys- tai asialista on kirjallinen runko kokouksen kulusta ja kokous etenee sen mukaisesti. Esityslista sisältää jo yksityiskohtia ja päätösehdotuksia. Asialista puolestaan on kirjallinen runko otsikkotasolla, ilman esim. valmiita päätösehdotuksia. Yhdistyksen hallitus vastaa listan laatimisesta ja lähettää sen joko kokouskutsujen liitteenä viikkoa ennen kokousta tai jakaa kokouksessa läsnäolijoille.
Yhdistyksen kevät- ja syyskokouksen kulku ja käsiteltävät asiat
Sekä kevät- että syyskokouksen asialistaan kuuluvat kokouksen järjestäytymiseen liittyvät asiat.
(1) Kokouksen avaus
Yhdistyksen puheenjohtaja avaa kokouksen.
(2) Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksessa valitaan aina seuraavat henkilöt: puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat. He voivat olla myös yhdistyksen ulkopuolisia.
- Puheenjohtaja
Ensimmäisenä kokoukselle valitaan puheenjohtaja, joka johtaa kokousta. Puheenjohtaja avaa ja päättää kokouksen keskustelut. Jos mahdollista, hallitus voi pyytää jo etukäteen kokouskäytännöt hallitsevaa henkilöä toimimaan puheenjohtajana. Kokouksen avaaja kehottaa osallistujia tekemään ehdotuksia kokouksen puheenjohtajaksi.
- Sihteeri
Kokoukselle valitaan sihteeri. Kokouksen puheenjohtaja voi pyytää yhdistyksen sihteerin kokouksen sihteeriksi, jos kokouksessa näin päätetään.
- Pöytäkirjan tarkastajat (kaksi)
Kokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa.
- Ääntenlaskijat (kaksi tai kolme)
Kokouksessa valitaan kaksi tai kolme ääntenlaskijaa. Useimmiten pöytäkirjan tarkastajat valitaan myös ääntenlaskijoiksi. voivat toimia myös ääntenlaskijoina. Poikkeuksen tekevät suuret kokoukset, joissa ääntenlaskijoiden ja pöytäkirjan tarkastajien on hyvä olla eri henkilöitä.
(3) Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous on laillinen ja päätösvaltainen, kun se on kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Osallistujamäärä ei vaikuta päätösvaltaisuuteen. Kokouksen puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden.
(4) Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen
Kokouksen osallistujat hyväksyvät kokouksen esitys-/asialistan. Hyväksytty esitys-/asialista on päätös siitä, mitä asioita ja missä järjestyksessä kokouksessa käsitellään. Puheenjohtaja lukee kokouskutsussa lähetetyn tai paikalla jaetun asialistan sellaisenaan tai esityslistan otsikkotasolla ja kysyy mahdollisia lisäyksiä ja muutoksia. Mahdolliset muutokset tehdään ja sen jälkeen kokous etenee hyväksytyn listan mukaisesti. Päätöstä vaativaa asiaa ei voi lisätä enää työjärjestystä hyväksyttäessä.
Työjärjestyksen hyväksymisen jälkeen seuraavat kevät- ja syyskokouksen sääntöjen mukaisesti käsiteltävät asiat sekä mahdolliset muut kokouksessa käsiteltävät asiat.
Muut päätösasiat, ilmoitusasiat ja muut asiat
Päätöstä vaativat asiat on mainittava jo kokouksen esitys-/asialistalla ja ne käsitellään listan mukaan.
Asiaa käsiteltäessä puheenjohtaja
- Esittelee päätettävän asian tai sitä koskevat mahdolliset vaihtoehdot (esittelijä voi olla myös joku muu kuin puheenjohtaja)
- Avaa keskustelun asiasta
- Toteaa päätösesityksen. Jos vaihtoehtoja on useampia, tehdään päätös käsi- tai salaisena äänestyksenä. Eniten kannatusta saanut vaihtoehto tulee päätösesitykseksi.
- Vahvistaa päätöksen nuijan kopautuksella
- Toteaa asian loppuun käsitellyksi.
Ilmoitusasiat ovat lyhyitä tiedotusluonteisia asioita, joista ei käydä suurempaa keskustelua. Ilmoitusasiat merkitään pöytäkirjaan tiedoksi saaduksi. Muut asiat keskustellaan kokouksen lopuksi. Näistä ei tehdä päätöksiä. Tarvittaessa asia siirretään käsiteltäväksi seuraavassa kokouksessa.
Pöytäkirja
Sihteeri laatii yhdistyksen kokouksista sekä hallituksen ja sen työryhmien kokouksista pöytäkirjan. Pöytäkirja on virallinen, arkistoitava asiakirja, joka on myös oikeudellinen todiste kokouksesta. Sen on vastattava kokouksen kulkua. Tehdyt päätökset sekä mukana olleet päätöksen tekijät voi myöhemmin todentaa pöytäkirjasta. Puheenjohtaja vastaa pöytäkirjan laatimisesta, ja kokouksen sihteeri kirjoittaa sen.
Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan. Sen tarkistavat kokouksessa läsnä olleet valitut pöytäkirjan tarkastajat.
- Päätöspöytäkirja: kirjataan vain lyhyt asian esittely, äänestyksen tulos ja päätökset.
- Selostuspöytäkirja: sisältää edellisten lisäksi myös pääehdotuksen ja muut ehdotukset lyhyine perusteluineen.
- Keskustelupöytäkirja: kirjataan edellisten lisäksi selostukset kunkin asian yhteydessä käytetyistä puheenvuoroista.
- Pöytäkirjanote on tiettyä päätöstä koskeva kopio pöytäkirjasta.
Yhdistyslain mukaan päätöspöytäkirja on riittävä todiste yhdistyksen toiminnasta. Yhdistys voi valita pöytäkirjamallin oman tarpeensa mukaan.
Eriävä mielipide on ilmoitus siitä, että sen jättäjä ei hyväksy kokouksen tekemää asiapäätöstä tai kokouksen kulkuun liittyvää menettelytapapäätöstä. Eriävä mielipide voi olla suullinen tai kirjallinen, ja se on aina kirjattava pöytäkirjaan.
Sekä kevät- että syyskokouksen asialistaan kuuluvat kokouksen järjestäytymiseen liittyvät asiat.
(1) Kokouksen avaus
Yhdistyksen puheenjohtaja avaa kokouksen.
(2) Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksessa valitaan aina seuraavat henkilöt: puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat. He voivat olla myös yhdistyksen ulkopuolisia.
- Puheenjohtaja
Ensimmäisenä kokoukselle valitaan puheenjohtaja, joka johtaa kokousta. Puheenjohtaja avaa ja päättää kokouksen keskustelut. Jos mahdollista, hallitus voi pyytää jo etukäteen kokouskäytännöt hallitsevaa henkilöä toimimaan puheenjohtajana. Kokouksen avaaja kehottaa osallistujia tekemään ehdotuksia kokouksen puheenjohtajaksi. - Sihteeri
Kokoukselle valitaan sihteeri. Kokouksen puheenjohtaja voi pyytää yhdistyksen sihteerin kokouksen sihteeriksi, jos kokouksessa näin päätetään. - Pöytäkirjan tarkastajat (kaksi)
Kokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. - Ääntenlaskijat (kaksi tai kolme)
Kokouksessa valitaan kaksi tai kolme ääntenlaskijaa. Useimmiten pöytäkirjan tarkastajat valitaan myös ääntenlaskijoiksi. voivat toimia myös ääntenlaskijoina. Poikkeuksen tekevät suuret kokoukset, joissa ääntenlaskijoiden ja pöytäkirjan tarkastajien on hyvä olla eri henkilöitä.
(3) Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous on laillinen ja päätösvaltainen, kun se on kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Osallistujamäärä ei vaikuta päätösvaltaisuuteen. Kokouksen puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden.
(4) Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen
Kokouksen osallistujat hyväksyvät kokouksen esitys-/asialistan. Hyväksytty esitys-/asialista on päätös siitä, mitä asioita ja missä järjestyksessä kokouksessa käsitellään. Puheenjohtaja lukee kokouskutsussa lähetetyn tai paikalla jaetun asialistan sellaisenaan tai esityslistan otsikkotasolla ja kysyy mahdollisia lisäyksiä ja muutoksia. Mahdolliset muutokset tehdään ja sen jälkeen kokous etenee hyväksytyn listan mukaisesti. Päätöstä vaativaa asiaa ei voi lisätä enää työjärjestystä hyväksyttäessä.
Työjärjestyksen hyväksymisen jälkeen seuraavat kevät- ja syyskokouksen sääntöjen mukaisesti käsiteltävät asiat sekä mahdolliset muut kokouksessa käsiteltävät asiat.
Muut päätösasiat, ilmoitusasiat ja muut asiat
Päätöstä vaativat asiat on mainittava jo kokouksen esitys-/asialistalla ja ne käsitellään listan mukaan.
Asiaa käsiteltäessä puheenjohtaja
- Esittelee päätettävän asian tai sitä koskevat mahdolliset vaihtoehdot (esittelijä voi olla myös joku muu kuin puheenjohtaja)
- Avaa keskustelun asiasta
- Toteaa päätösesityksen. Jos vaihtoehtoja on useampia, tehdään päätös käsi- tai salaisena äänestyksenä. Eniten kannatusta saanut vaihtoehto tulee päätösesitykseksi.
- Vahvistaa päätöksen nuijan kopautuksella
- Toteaa asian loppuun käsitellyksi.
Ilmoitusasiat ovat lyhyitä tiedotusluonteisia asioita, joista ei käydä suurempaa keskustelua. Ilmoitusasiat merkitään pöytäkirjaan tiedoksi saaduksi. Muut asiat keskustellaan kokouksen lopuksi. Näistä ei tehdä päätöksiä. Tarvittaessa asia siirretään käsiteltäväksi seuraavassa kokouksessa.
Pöytäkirja
Sihteeri laatii yhdistyksen kokouksista sekä hallituksen ja sen työryhmien kokouksista pöytäkirjan. Pöytäkirja on virallinen, arkistoitava asiakirja, joka on myös oikeudellinen todiste kokouksesta. Sen on vastattava kokouksen kulkua. Tehdyt päätökset sekä mukana olleet päätöksen tekijät voi myöhemmin todentaa pöytäkirjasta. Puheenjohtaja vastaa pöytäkirjan laatimisesta, ja kokouksen sihteeri kirjoittaa sen.
Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan. Sen tarkistavat kokouksessa läsnä olleet valitut pöytäkirjan tarkastajat.
- Päätöspöytäkirja: kirjataan vain lyhyt asian esittely, äänestyksen tulos ja päätökset.
- Selostuspöytäkirja: sisältää edellisten lisäksi myös pääehdotuksen ja muut ehdotukset lyhyine perusteluineen.
- Keskustelupöytäkirja: kirjataan edellisten lisäksi selostukset kunkin asian yhteydessä käytetyistä puheenvuoroista.
- Pöytäkirjanote on tiettyä päätöstä koskeva kopio pöytäkirjasta.
Yhdistyslain mukaan päätöspöytäkirja on riittävä todiste yhdistyksen toiminnasta. Yhdistys voi valita pöytäkirjamallin oman tarpeensa mukaan.
Eriävä mielipide on ilmoitus siitä, että sen jättäjä ei hyväksy kokouksen tekemää asiapäätöstä tai kokouksen kulkuun liittyvää menettelytapapäätöstä. Eriävä mielipide voi olla suullinen tai kirjallinen, ja se on aina kirjattava pöytäkirjaan.
Kevätkokouksen sisältö ja siihen valmistautuminen
Paikallisyhdistyksen sääntömääräinen kevätkokous järjestetään uusimpien sääntöjen mukaan viimeistään toukokuussa.
Kevätkokous
- Käsittelee edellisen toimintavuoden toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sekä tilintarkastajien tai toiminnantarkastajien antaman lausunnon
- Päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
- Valitsee edustajat piirin ja liiton kokouksiin
- Käsittelee muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Ennen kevätkokousta hallitus
(1) Toimittaa kirjanpitäjälle kaikki tilinpäätöksen tekemiseksi vaadittavat aineistot.
- Rahastonhoitaja tai puheenjohtaja on yhteydessä kirjanpitäjään ja tarkistaa, että hänellä on kaikki tilinpäätöksen edellyttämät dokumentit. Rahastonhoitaja tai puheenjohtaja antaa tarvittaessa lisätietoja kirjanpitäjälle.
(2) Käsittelee tilinpäätöksen hallituksen kokouksessa, allekirjoittaa sen ja toimittaa tilinpäätösasiakirjat toiminnan- / tilintarkastajille maaliskuun loppuun mennessä
(3) Laatii edellistä toimintavuotta koskevan toimintakertomuksen, käsittelee sen hallituksen kokouksessa ja toimittaa sen tilinpäätösmateriaalin ohessa toiminnan-/tilintarkastajille
(4) Toimittaa edellisen vuoden hallituksen / yhdistyksen kokousten pöytäkirjat tilinpäätösmateriaalin ohessa toiminnan- tai tilintarkastajille
(5) Lähettää mahdolliset MLL:n ansiomerkkihakemukset hyvissä ajoin ennen kevätkokousta keskusjärjestöön
(6) Laatii kevätkokouksen asialistan / esityslistan
(7) Kutsuu yhdistyksen kevätkokouksen koolle vähintään viikkoa ennen kokousta. Jos kevätkokouksessa tulee päätettäväksi asioita, jotka eivät kuulu sääntömääräisen kevätkokouksen listalle, tulee niistä mainita erikseen kokouskutsussa. Sellaisia asioita voivat olla
- Uuden puheenjohtajan valinta kesken toimikauden eronneen pj:n tilalle
- Hallituksen täydentäminen
- Sääntömuutos
- Kunniajäsenen/-puheenjohtajan valinta
(8) Valmistelee kevätkokouksessa käsiteltäväksi tulevat asiat huolellisesti.
(9) Huolehtii kevätkokouksen käytännön järjestelyistä.
Paikallisyhdistyksen sääntömääräinen kevätkokous järjestetään uusimpien sääntöjen mukaan viimeistään toukokuussa.
Kevätkokous
- Käsittelee edellisen toimintavuoden toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sekä tilintarkastajien tai toiminnantarkastajien antaman lausunnon
- Päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
- Valitsee edustajat piirin ja liiton kokouksiin
- Käsittelee muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Ennen kevätkokousta hallitus
(1) Toimittaa kirjanpitäjälle kaikki tilinpäätöksen tekemiseksi vaadittavat aineistot.
- Rahastonhoitaja tai puheenjohtaja on yhteydessä kirjanpitäjään ja tarkistaa, että hänellä on kaikki tilinpäätöksen edellyttämät dokumentit. Rahastonhoitaja tai puheenjohtaja antaa tarvittaessa lisätietoja kirjanpitäjälle.
(2) Käsittelee tilinpäätöksen hallituksen kokouksessa, allekirjoittaa sen ja toimittaa tilinpäätösasiakirjat toiminnan- / tilintarkastajille maaliskuun loppuun mennessä
(3) Laatii edellistä toimintavuotta koskevan toimintakertomuksen, käsittelee sen hallituksen kokouksessa ja toimittaa sen tilinpäätösmateriaalin ohessa toiminnan-/tilintarkastajille
(4) Toimittaa edellisen vuoden hallituksen / yhdistyksen kokousten pöytäkirjat tilinpäätösmateriaalin ohessa toiminnan- tai tilintarkastajille
(5) Lähettää mahdolliset MLL:n ansiomerkkihakemukset hyvissä ajoin ennen kevätkokousta keskusjärjestöön
(6) Laatii kevätkokouksen asialistan / esityslistan
(7) Kutsuu yhdistyksen kevätkokouksen koolle vähintään viikkoa ennen kokousta. Jos kevätkokouksessa tulee päätettäväksi asioita, jotka eivät kuulu sääntömääräisen kevätkokouksen listalle, tulee niistä mainita erikseen kokouskutsussa. Sellaisia asioita voivat olla
- Uuden puheenjohtajan valinta kesken toimikauden eronneen pj:n tilalle
- Hallituksen täydentäminen
- Sääntömuutos
- Kunniajäsenen/-puheenjohtajan valinta
(8) Valmistelee kevätkokouksessa käsiteltäväksi tulevat asiat huolellisesti.
(9) Huolehtii kevätkokouksen käytännön järjestelyistä.
Syyskokouksen sisältö ja siihen valmistautuminen
Syyskokous
- Valitsee joka toinen vuosi/joka kolmas vuosi hallituksen puheenjohtajan, jota kutsutaan yhdistyksen puheenjohtajaksi.
- Valitsee hallituksen jäsenet ja varajäsenet erovuoroisten tilalle.
- Valitsee seuraavan kalenterivuoden tilintarkastajaksi KHT-yhteisön tai yhden (1) tilintarkastajan ja yhden (1) varatilintarkastajan tilintarkastuslain mukaisesti tai kaksi (2) toiminnantarkastajaa ja yhden (1) varatoiminnantarkastajan.
- Vahvistaa varsinaisen jäsenen vuotuisen jäsenmaksun suuruuden sekä kannatusjäsenen vuotuisen jäsenmaksun.
- Vahvistaa toimintasuunnitelman ja talousarvion seuraavaksi kalenterivuodeksi.
- Valitsee edustajat piirin ja liiton kokouksiin.
- Käsittelee muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Ennen syyskokousta hallitus
(1) Laatii seuraavan vuoden toimintasuunnitelman, käsittelee sen hallituksen kokouksessa ja toimittaa edelleen syyskokouksen hyväksyttäväksi.
(2) Laatii seuraavan vuoden talousarvion, käsittelee sen kokouksessa ja vie edelleen syyskokouksen hyväksyttäväksi.
(3) Tekee esityksen seuraavan vuoden jäsenmaksuksi ja kannatusjäsenmaksuksi.
(4) Aloittaa riittävän ajoissa mahdollisten pois jäävien hallitusten jäsenten tai puheenjohtajan seuraajien rekrytoinnin.
(5) Varmistaa seuraavan vuoden toiminnan- tai tilintarkastajiksi esitettävien henkilöiden suostumuksen tehtävään.
(6) Lähettää MLL:n ansiomerkkihakemukset hyvissä ajoin ennen syyskokousta keskusjärjestöön.
(7) Laatii syyskokouksen asialistan / esityslistan.
(8) Kutsuu syyskokouksen koolle viimeistään viikkoa ennen kokousta. Jos syyskokouksessa tulee päätettäväksi asioita, jotka eivät kuulu sääntömääräisen syyskokouksen listalle, tulee niistä mainita erikseen kokouskutsussa. Sellaisia asioita voivat olla
- Uuden puheenjohtajan valinta kesken toimikauden eronneen pj:n tilalle
- Sääntömuutos
- Yhdistyksen kunniapuheenjohtajaksi /-jäseneksi kutsuminen
(9) Valmistelee syyskokouksessa käsiteltäväksi tulevat asiat huolellisesti.
(10) Huolehtii syyskokouksen käytännön järjestelyistä.
Syyskokous
- Valitsee joka toinen vuosi/joka kolmas vuosi hallituksen puheenjohtajan, jota kutsutaan yhdistyksen puheenjohtajaksi.
- Valitsee hallituksen jäsenet ja varajäsenet erovuoroisten tilalle.
- Valitsee seuraavan kalenterivuoden tilintarkastajaksi KHT-yhteisön tai yhden (1) tilintarkastajan ja yhden (1) varatilintarkastajan tilintarkastuslain mukaisesti tai kaksi (2) toiminnantarkastajaa ja yhden (1) varatoiminnantarkastajan.
- Vahvistaa varsinaisen jäsenen vuotuisen jäsenmaksun suuruuden sekä kannatusjäsenen vuotuisen jäsenmaksun.
- Vahvistaa toimintasuunnitelman ja talousarvion seuraavaksi kalenterivuodeksi.
- Valitsee edustajat piirin ja liiton kokouksiin.
- Käsittelee muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Ennen syyskokousta hallitus
(1) Laatii seuraavan vuoden toimintasuunnitelman, käsittelee sen hallituksen kokouksessa ja toimittaa edelleen syyskokouksen hyväksyttäväksi.
(2) Laatii seuraavan vuoden talousarvion, käsittelee sen kokouksessa ja vie edelleen syyskokouksen hyväksyttäväksi.
(3) Tekee esityksen seuraavan vuoden jäsenmaksuksi ja kannatusjäsenmaksuksi.
(4) Aloittaa riittävän ajoissa mahdollisten pois jäävien hallitusten jäsenten tai puheenjohtajan seuraajien rekrytoinnin.
(5) Varmistaa seuraavan vuoden toiminnan- tai tilintarkastajiksi esitettävien henkilöiden suostumuksen tehtävään.
(6) Lähettää MLL:n ansiomerkkihakemukset hyvissä ajoin ennen syyskokousta keskusjärjestöön.
(7) Laatii syyskokouksen asialistan / esityslistan.
(8) Kutsuu syyskokouksen koolle viimeistään viikkoa ennen kokousta. Jos syyskokouksessa tulee päätettäväksi asioita, jotka eivät kuulu sääntömääräisen syyskokouksen listalle, tulee niistä mainita erikseen kokouskutsussa. Sellaisia asioita voivat olla
- Uuden puheenjohtajan valinta kesken toimikauden eronneen pj:n tilalle
- Sääntömuutos
- Yhdistyksen kunniapuheenjohtajaksi /-jäseneksi kutsuminen
(9) Valmistelee syyskokouksessa käsiteltäväksi tulevat asiat huolellisesti.
(10) Huolehtii syyskokouksen käytännön järjestelyistä.